De waarde van HSEQ communiceren aan het management

20 minutenlast update: 09/01/2022

Bestuurders richten zich meestal op gezondheid en veiligheid vanwege de twee essentiële kwesties: aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid. De bijbehorende kosten zitten aan de andere kant van de medaille. Dus: In veel bedrijven is het onderdeel van het dagelijks leven voor arbeidsveiligheidsspecialisten om de economische levensvatbaarheid van veiligheid en gezondheid op het werk te laten zien. In hoeverre dragen geplande of geïmplementeerde maatregelen bij aan het algehele succes van het bedrijf? Naleving van wetten, onnodige kosten als gevolg van ongevallen of ziekte, een tekort aan personeel, schade aan eigendommen of productiestilstand zijn sterke argumenten waarmee u een goede argumentatie kunt opbouwen. Maar ook kleine dingen zoals motivatie en werknemerstevredenheid en de reputatie van het bedrijf kunnen je helpen om interne belanghebbenden te overtuigen. Natuurlijk zijn ethische argumenten ook belangrijk. Uiteindelijk moet elke werknemer aan het einde van een werkdag veilig en wel terugkeren naar zijn familie en vrienden. Het management is meestal geïnteresseerd in de vraag: hoe kan de positieve relatie tussen veiligheid en gezondheid op het werk en het succes van het bedrijf worden onderbouwd met harde feiten en gegevens?

Argumenten verzamelen

Hier vindt u geschikte argumenten die de economische waarde van gezondheid en veiligheid aantonen:

1. Het rendement van de investering van één euro
2. De kosten van arbeidsongevallen
3. Een veiligheidsbeheersysteem (SMS) loont 
4. Waarom de reputatie op het spel staat 
5. Rekrutering van werknemers en corporate branding  

1. Het investeringsrendement van één euro

Talrijke nationale en internationale studies naar het zogenaamde rendement van preventie geven antwoorden op de vraag naar de economische efficiëntie van veiligheid en gezondheid op het werk. De studie van de Duitse sociale ongevallenverzekering (DGUV) "Berekening van het internationale 'rendement op preventie' voor bedrijven" kan hier als voorbeeld worden genoemd. 

Wat is de Return on Prevention (RoP)? 

De RoP bepaalt in hoeverre investeringen in gezondheid en veiligheid op het werk economisch de moeite waard zijn. Op basis van de return on investment (RoI) is het kengetal bedoeld om aan te tonen dat een laag aantal arbeidsongevallen de productiviteit in bedrijven verhoogt. 

Het bovengenoemde internationale onderzoek van de DGUV komt tot de conclusie dat de RoP-factor 2,2 is. Dit betekent dat elke euro die in preventie wordt geïnvesteerd, zakelijk gezien 2,20 euro oplevert. Dit kengetal is berekend op basis van talrijke interviews en enquêtes onder deskundigen. De details van de exacte procedure zijn te vinden bij DGUV. 

Het resultaat is zeker afhankelijk van de grootte en de bedrijfstak van een bedrijf en kan daarom niet altijd één op één worden overgedragen, dit moet je erkennen in je argumentatie. Is de presentatie van de economische voordelen van veiligheid en gezondheid op het werk nog te abstract? In dat geval kunt u zich baseren op feiten uit uw bedrijf, zoals het aantal arbeidsongevallen. 

2. De kosten van arbeidsongevallen

Moderne controle werkt met belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's), zoals de Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR), de Severity Rate of Lost Workday Rate, die helpen om de status-quo van gezondheid en veiligheid op het werk in het bedrijf te visualiseren. Maar hoe ondersteunen KPI's uiteindelijk je argumentatie?  

• Ze worden gebruikt als vergelijking met andere bedrijven 
   
• Ze illustreren de ontwikkeling/stagnatie van het succes van uw maatregelen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk
   
• Ze helpen de kosten van arbeidsongevallen te illustreren. Vooral dit punt is belangrijk in uw argumentatie. Een investering in een betere veiligheid en gezondheid op het werk hangt ook af van de vraag of de uitgaven winstgevend zijn en de kosten van ongevallen (zoals doorbetaling van loon, schadevergoeding, schade aan eigendommen, reparatiekosten, productieverlies, administratieve kosten, enz.  

In het rekenvoorbeeld leidt elk arbeidsongeval met uitvaltijd tot gemiddeld 12,5 verzuimdagen en in totaal 325 verzuimdagen per jaar. Omgerekend zijn dat bijna twee voltijdbanen. Als men ervan uitgaat dat een uur ongeval 50 euro kost, projecteren ongevallen met werktijdverlies met 2.535 verloren uren kosten van bijna 130.000 euro.

Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met kleine ongevallen. Dit zijn ongevallen die niet leiden tot stilstand, maar wel tot vertragingen en verstoringen in het productieproces.
Als we uitgaan van de voorwaarden in de ongevallendriehoek van Dupont, dan zijn er 10 keer zoveel kleine incidenten als ongevallen met stilstand en ook 10 keer zoveel bijna-ongevallen en kritieke situaties. De kosten hiervan zijn natuurlijk moeilijk te voorspellen. Voor een beter totaalbeeld moet hier nog een voorbeeld en een berekening worden gegeven om het argument te staven.

Bijkomende kosten waarmee mogelijk geen rekening is gehouden:

• Contractuele boetes wegens te late uitvoering van de bestelling 
   
• Reparatie of vervanging van machines en apparatuur 
   
• Schoonmaakwerkzaamheden 

3. Een veiligheidsbeheersysteem (SMS) loont

De kosten die direct verband houden met arbeidsongevallen kunnen tot een minimum worden beperkt door de invoering van een geschikt veiligheidsbeheersysteem (SMS). Als je nog geen SMS hebt ingevoerd, is een rekenvoorbeeld ook de moeite waard om je argument te onderbouwen.

Om een SMS met succes te implementeren, moeten eerst vier centrale elementen van gezondheid en veiligheid op het werk worden geïntroduceerd, geïmplementeerd en getest: 

• Risicobeoordelingen 
   
• Veiligheidsinstructies 
   
• Leerpunten
   
• Testen van apparatuur 

In de risicobeoordeling worden de risico's van afzonderlijke activiteiten geïdentificeerd en geëvalueerd. Risicobeoordeling is echter ook het opslaan van ideeën en het plannen van maatregelen die het bedrijf kan implementeren. Denk aan arbeidsomstandigheden op de werkplek op gebieden als ergonomie, verlichting, klimaat of fysieke belasting. Niet elke maatregel is haalbaar. Toch is het raadzaam om factoren met betrekking tot preventieve gezondheid en veiligheid op het werk holistisch te beoordelen.

In de veiligheidsinstructies worden alle gevaren op de werkplek besproken en worden maatregelen voor preventie of minimalisering uitgelegd. In sommige gevallen zijn ook oefeningen met apparatuur of met het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) nodig. De verantwoordelijken worden aangemoedigd om instructies te onderwerpen aan een effectiviteitscontrole.

In de trainingssessies worden alle risico's die zich op de werkplek kunnen voordoen samen besproken en worden acties geformuleerd om de risico's te voorkomen en te minimaliseren. In sommige gevallen kunnen oefeningen met bedrijfsapparatuur of persoonlijke beschermingsmiddelen (PPE) nodig zijn. Verantwoordelijke partijen zijn daarom verplicht om de effectiviteit van dergelijke trainingen te controleren.Een schriftelijk bewijs van de training is ook vereist.  

Als onderdeel van een risicobeoordeling moet een interval en reikwijdte van het testen van apparatuur worden gespecificeerd.Deze vloeien ook voort uit de specificaties van de fabrikant en de officiële vereisten voor de veiligheid van installaties.De competentie van de examinator moet ook worden vermeld in de risicobeoordeling. 

Voor alle vier de elementen is documentatie nodig waarin de verantwoordelijke personen en de implementatiedata worden vastgelegd. De verbeterde organisatie van gezondheid en veiligheid op het werk beschermt het bedrijf tegen onnodige kosten. 

Het presenteren van een solide plan voor het gebruik van SMS aan het management en de leiding vergroot de kans dat uw project serieus wordt genomen.

4. Waarom de reputatie op het spel staat

Naast de grote factoren die een rol spelen (RoP, de kosten van arbeidsongevallen en SMS), kunnen ook kleinere factoren je argumentatie helpen. Gezondheid en veiligheid op het werk hebben dus geen onbelangrijke invloed op de externe impact van het bedrijf.

Imago en reputatie zijn tegenwoordig centrale 'waardedrijvers' voor het management. Belanghebbenden verwachten dat bedrijven hun verantwoordelijkheid nemen en moeten zorgen voor veiligheid op het werk in de hele waardeketen. Onvoldoende gezondheid en veiligheid op het werk kan ertoe leiden dat werknemers of externe partijen misstanden melden in de sociale media - en zo snel het grote publiek bereiken. Als er dodelijke ongelukken gebeuren, een fabriek instort of andere kritieke incidenten plaatsvinden, krijgen bedrijven te maken met een ernstige crisiscommunicatie.

De mediarespons duurt hier vaak lang. De gevolgen kunnen leiden tot verkoopverlies en liquiditeit op de lange termijn. Als er een gerechtelijke procedure wordt gestart, kunnen er nog meer kosten volgen. Dergelijke publieke crises zijn bijzonder gevoelig voor beursgenoteerde bedrijven. De financiële mythes zijn erg gevoelig en hebben de macht van de media al lang begrepen. Veiligheid en gezondheid op het werk daarentegen wordt holistisch - en gaat idealiter verder dan wettelijke voorschriften - het ondersteunt de goede reputatie van een bedrijf. In dit geval is veiligheid op het werk een image driver en kan het worden geïntegreerd in reputatiebevorderende MVO-communicatie.

5. Employee recruitment and corporate branding

De verantwoordelijkheid die een bedrijf neemt, heeft een enorm effect op de tevredenheid en het behoud van werknemers, maar ook op de werving van nieuwe werknemers. Eén ding is duidelijk: gezonde werknemers zijn gemotiveerder. Gezien het huidige tekort aan geschoolde werknemers wint dit argument aan gewicht.

• Als het nut van dit argument niet overtuigend genoeg is, kun je deze factor ook in geld uitdrukken. Werknemers behouden is goedkoper dan mensen aanwerven. Als er een hoge fluctuatie is, leidt een constante aanwerving tot hoge kosten. Deze variëren van het verlies van kennis tot het aanwerven van personeel en de tijd die nodig is voor het inwerken van nieuwe werknemers. En even ernstig is het omzetverlies door personeelstekorten. 

Gesprekken voorbereiden en voeren

Hoe u de directie overtuigt

Veel maatregelen voor veiligheid en gezondheid op het werk hebben geen overtuigingskracht nodig, omdat ze wettelijk bindend zijn. De meeste beschermingsmiddelen zijn hier een voorbeeld van. Als u echter wilt investeren in bijvoorbeeld een SMS of een andere grote maatregel, dan is de eerste functie waarin goedkeuring moet worden verkregen het management. 
Voor de voorbereiding kun je niet alleen de gebruikelijke bronnen gebruiken, zoals literatuur, internet en dergelijke. U moet ook contact opnemen met andere instellingen en personen die raakvlakken hebben met het onderwerp veiligheid en gezondheid op het werk. Dit zijn onder andere:

• De bedrijfsarts (bedrijfsarts) 
   
• De veiligheidsfunctionarissen / specialisten op het gebied van veiligheid op het werk 
   
• Andere deskundigen (bijv. functionarissen voor gevaarlijke stoffen, milieubeheerfunctionarissen, afvalbeheerfunctionarissen, enz.) 
   
• Ondernemingsraad

Als je een uitgebreid beeld en tal van argumenten voor jezelf hebt verzameld, is de volgende stap om je voor te bereiden op het gesprek. Wanneer je met het management communiceert, is het belangrijk om met het volgende rekening te houden: 

Managers hebben vaak weinig tijd. Beschrijf daarom je bezorgdheid kort en bondig, maar begrijpelijk.

Zo'n gesprek kan eindigen met een doorverwijzing naar de juiste afdeling om verdere details te bespreken. Vraag in dat geval aan de managing director of de plant manager om de afdeling of de verantwoordelijke persoon te informeren over de komende vergadering. 

Communiceren met de specialistische afdeling

Ook hier is een zekere voorbereiding op het gesprek nodig, die verschilt van de ontmoeting met de manager - behandeld in de volgende punten:

Veel voorbereidingen uit het gesprek met het management kunnen ook terugkomen in de gespecialiseerde afdeling. Ook hier is het cruciaal om de voordelen van de maatregelen voor de werknemers te communiceren. Gebruik je ervaring uit het gesprek met de plantmanager en leg uit wat de voordelen van de maatregel zijn voor elke werknemer.
Het is opnieuw nodig om eenvoudige en begrijpelijke taal te kiezen om de aandacht vast te houden. Creëer een sfeer van dialoog en onthoud dat alleen als de maatregel wordt begrepen en geaccepteerd door de werknemers, deze met succes zal worden geïmplementeerd.

Conclusie: Gezondheid en welzijn van werknemers zijn belangrijk in het bedrijfsleven

Zoals u kunt zien, zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar voor de positieve presentatie van veiligheid en gezondheid op het werk. De reeks argumenten varieert van “leidende” rekenvoorbeelden tot minder belangrijke factoren die een indirect effect hebben op de winst. Veiligheid op het werk moet echter altijd holistisch worden benaderd. De genoemde argumenten zijn daar zeker slechts een klein onderdeel van. Naast het naleven van wetten en financiële overzichten zijn immers ook ethische redenen van belang: bedrijven hebben een verantwoordelijkheid als het gaat om de gezondheid en veiligheid van werknemers. 

Als je de argumenten op de juiste manier toepast, kun je de waarde van arbeidsveiligheid presenteren en een goede business case opbouwen. Alle niveaus van het bedrijf, van het management tot de allerlaatste werknemer, moeten de voordelen inzien van een goed georganiseerde en systematisch toegepaste gezondheid en veiligheid op het werk. Constante controle en verbetering met medewerking van alle werknemers garandeert een toegewijde implementatie van alle maatregelen. Dit kan worden samengevat onder de formulekop die hierboven al is genoemd: “Gezondheid en welzijn van werknemers doet ertoe in het bedrijfsleven”.