Digitalisering

Een digitaal huis voor 3.000 gevaarlijke en ongevaarlijke chemische stoffen icals

DMK Group

7 minuten

Zwakke punten, hoe klein ook in het beheer van gevaarlijke chemische stoffen, kunnen leiden tot onveilige situaties en een vermijdbare impact op het milieu. Inefficiënte bureaucratische processen, verouderde veiligheidsinformatiebladen, verouderde werkinstructies voor machines, eindeloos zoeken naar actuele documenten voor de externe auditor - dit alles behoort voor de DMK Group tot het verleden. Sinds 2012 vertrouwt de zuivelonderneming op het softwareplatform Quentic​​​​​​​ en zorgt daarmee voor de naleving van de strenge normen van de levensmiddelenindustrie met betrekking tot duurzaamheid, kwaliteit en arbeidsveiligheid.

"Als basisprincipe kunnen alle medewerkers leesrechten aanvragen. Gebruikers zien echter alleen de informatie in hun verantwoordelijkheidsgebied en de processen en maatregelen waarbij ze direct betrokken zijn. Dit zorgt ervoor dat informatie altijd alleen wordt geraadpleegd door mensen die de bijbehorende autorisaties hebben en die de informatie nodig hebben - wat ook een informatie-overload voorkomt."

 

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist en Hazardous Chemicals Officer bij DMK

Over DMK Groep

Als een van de grootste zuivelondernemingen in Europa, heeft de DMK Group ongeveer 7.800 medewerkers verspreid over 19 locaties. Van MILRAM en Oldenburger tot Humana en Alete, DMK's merken zijn goed ingeburgerd in meer dan 100 landen. De productportfolio varieert van producten op basis van melk en kaas tot ingrediënten op basis van melk voor de productie van voedingsmiddelen, gezondheidsproducten, babyvoeding en ijs. DMK richt zich op een hoge productkwaliteit, een milieuvriendelijke aanpak en de tevredenheid en veiligheid van al zijn werknemers. Dit omvat voortdurende inspanningen om zijn processen te verbeteren met betrekking tot milieubescherming, arbeidsveiligheid en het beheer van gevaarlijke chemische stoffen, waarbij verder wordt gegaan dan de eisen van wet- en regelgeving.

  • De bescherming van het milieu en de natuur en de verbetering van de leef- en milieuomstandigheden zijn belangrijke bedrijfsdoelstellingen voor DMK. | © DMK-groep

Op zoek naar een uitgebreid overzicht van gevaarlijke chemische stoffen

Na een bedrijfsfusie die in 2011 de DMK Group vormde, nam het administratieve werk op hetgebied van arbeidsveiligheid en het beheer van gevaarlijke chemische stoffen enorm toe. Torsten Gutowski, centraal specialist arbeidsveiligheid en medewerker gevaarlijke stoffen bij DMK, zag al snel in dat de tot dan toe gebruikte methoden niet zouden volstaan om de nieuwe uitdagingen het hoofd te bieden. Tot dan toe werden gevaarlijke en ongevaarlijke chemische stoffen voor elke afdeling en elke locatie in aparte Excel-spreadsheets bijgehouden. Het resultaat was een groot aantal tabellen en lijsten die qua inhoud en structuur niet vergelijkbaar waren. De onnauwkeurigheden varieerden van onvolledige registraties van de inhoud van sommige chemische stoffen en ontbrekende details over toepassingsgebieden, tot inconsistent gebruik van afkortingen en herhalingen. Een verdere complicatie was de noodzaak om alle werkinstructies te herzien om te voldoen aan de  EU’s CLP Regulation.

"Ik kan klimaatschadelijke chemische stoffen centraal beheren in Quentic en er systematisch voor zorgen dat niemand ze kan gebruiken. Ik controleer regelmatig alle veiligheidsinformatiebladen. Als ik een stof vind die we hebben verboden - zoals het koelmiddel R22 - dan stuur ik meteen een waarschuwing in het systeem."

Torsten Gutowski, Centraal Specialist Arbeidsveiligheid en Verantwoordelijk voor gevaarlijke chemische stoffen bij DMK

Tijdens zijn zoektocht naar een geschikte oplossing bezocht Torsten Gutowski een vakbeurs voor arbeidsveiligheid. Onder de exposanten op de beurs bevond zich Quentic. Na een eerste inzicht in de functies en een grondige vergelijking met andere aanbieders, koos DMK in juni 2012 voor de softwareoplossing Quentic.

Een geavanceerde online mediabibliotheek voor veiligheidsinformatiebladen en werkinstructies

Als onderdeel van de bedrijfsbrede uitrol van Quentic werden gegevens van 280 leveranciers en ongeveer 1.900 gevaarlijke chemische stoffen in het systeem geïmporteerd. Vandaag, na tien jaar in bedrijf, is de database van het bedrijf bijna verdubbeld, met meer dan 3.000 gevaarlijke en niet-gevaarlijke chemische stoffen die nu centraal in Quentic worden beheerd. Deze variëren van oliën, vetten en laboratoriumchemicaliën tot schoonmaakmiddelen, spuitbussen en vernissen. Chemicaliën die in koosjere en halal producten worden gebruikt, worden ook in Quentic gedocumenteerd, wat bijzonder belangrijk is voor de zuivelonderneming.

Elke vermelding in het register van gevaarlijke chemische stoffen is gekoppeld aan overeenkomstige documenten, van veiligheidsinformatiebladen en werkinstructies tot NSF-certificeringen (National Sanitation Foundation). Aan één chemische stof worden meestal tot zeven documenten gekoppeld. In totaal stelt DMK meer dan 12.000 documenten digitaal beschikbaar via Quentic. 

"In het verleden legden we lang niet zoveel gegevens vast over ons beheer van gevaarlijke chemische stoffen als nu. Nu wil iedereen al zijn gegevens opslaan in de Quentic-software, omdat het zo handig en eenvoudig is. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is gemakkelijk terug te vinden - net als in een geavanceerde online mediatheek."

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist en Hazardous Chemicals Officer bij DMK

De gestandaardiseerde database van de EHSQ-software biedt tal van voordelen op het gebied van organisatie en tijdsefficiëntie. Torsten Gutowski kan nieuwe werkinstructies maken of verouderde veiligheidsinformatiebladen vernieuwen en deze onmiddellijk beschikbaar stellen aan zijn collega's in het hele bedrijf. Elk van de 19 locaties van DMK heeft een speciale arbeidsveiligheidsspecialist, een milieufunctionaris en een functionaris voor gevaarlijke stoffen. Zij ontvangen allemaal actuele documenten en hoeven de documenten van hun locatie niet meer afzonderlijk bij te werken, zoals vroeger het geval was. Wanneer Torsten Gutowski centraal in Quentic een werkinstructie aanpast, kan hij via het systeem e-mailberichten versturen om de functionarissen gevaarlijke stoffen op elke locatie te informeren. De lokale medewerkers kunnen dan de nieuwe informatie en processen bestuderen voordat ze de gedrukte versies op locatie vervangen. Elke werkinstructie die centraal in de softwareoplossing wordt gemaakt, bespaart een uur werk voor elke ambtenaar gevaarlijke stoffen.

Intelligente locatieoverkoepelende opslag en beheer van chemische stoffen

Dankzij de softwareoplossing zijn veel van de bedrijfsprocessen de afgelopen jaren transparanter geworden. Voordat medewerkers een nieuwe chemische stof aanschaffen, kunnen ze altijd nagaan of deze al op andere locaties in gebruik is. Het overzicht van gevaarlijke stoffen van Quentic bevat filters waarmee medewerkers chemische stoffen in een handomdraai kunnen vinden - inclusief volledige informatie over hun eigenschappen en toepassingsgebieden. Als een locatie stopt met het gebruik van een chemische stof, kan het zijn dat er nog grote hoeveelheden in opslagruimtes liggen. In dergelijke gevallen kunnen werknemers met de software-oplossing zien of een andere fabriek deze chemische stof gebruikt, zodat deze kan worden vervoerd voor verder gebruik in plaats van alleen maar te worden opgestuurd om te worden verwijderd. Dit stelt DMK in staat om grondstoffen te besparen en door te gaan met de 2030 duurzaamheidsstrategie.

Quentic controleert ook nauwkeurig de opslag van gevaarlijke chemische stoffen. Opslagkasten voor gevaarlijke chemische stoffen worden als opslagfaciliteiten in Quentic gecreëerd en een stoplichtsysteem voorkomt onjuiste opslag.

Verboden en gereglementeerde chemische stoffen in het oog houden en snel reageren op EU-regelgeving

Vandaag worden alle stoffen van de veiligheidsinformatiebladen overgebracht naar het Quentic-systeem. Bepaalde chemische stoffen die in de voedselverwerkende industrie worden gebruikt, zijn onderworpen aan specifieke voorschriften, die een bijzondere uitdaging vormen. Chemische stoffen worden herhaaldelijk opnieuw beoordeeld en geclassificeerd door het comité voor gevaarlijke chemische stoffen van de nationale overheid, de REACH regulation (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) and the European Chemicals Agency (ECHA).Als een herbeoordeling het noodzakelijk maakt het gebruik van bepaalde chemische stoffen te herzien, kan DMK Quentic gebruiken om de betrokken chemische stof te filteren en snel te reageren.

Altijd aan de veilige kant: Effectieve bescherming voor mens en planeet

In laboratoria is het niet altijd mogelijk het werken met kankerverwekkende chemicaliën te vermijden, zoals de pH-indicator fenolftaleïne, die in analytische processen wordt gebruikt. In dergelijke gevallen moeten werknemers zich aan strikte veiligheidsmaatregelen houden. Denk hierbij aan het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) en het werken met zuurkasten. Dankzij Quentic hebben werknemers altijd toegang tot volledige informatie over hoe ze zich moeten beschermen - zodat ze aan het einde van de werkdag veilig en gezond naar hun vrienden en familie kunnen terugkeren.

Bij DMK zijn arbeidsveiligheid en milieubescherming stevig verankerd in het DNA van de onderneming. Naast kankerverwekkende gevaarlijke chemicaliën wil de zuivelonderneming ook het gebruik van chloorfluorkoolstoffen (CFK's) vermijden wegens hun schadelijke invloed op de ozonlaag.

"Dankzij het centrale register van gevaarlijke chemische stoffen heb ik altijd een overzicht van alle chemische stoffen die op onze 19 locaties worden gebruikt. Wanneer ik tijdens een inspectie informatie nodig heb van een specifiek veiligheidsinformatieblad, kan ik die in Quentic in een paar klikken vinden - zelfs onderweg. Onze externe auditors waarderen de manier waarop we software gebruiken om onze gevaarlijke chemicaliën te beheren, dus ze hebben meestal maar heel weinig vragen voor ons. Ze weten dat alles wat we doen goed werkt."

 

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist en Hazardous Chemicals Officer bij DMK

Intelligent autorisatieconcept: Snelle toegang voor wie haast heeft, precieze info voor experts

Als hoofdbeheerder van de softwareoplossing is Torsten Gutowski verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de gehele organisatiestructuur van het bedrijf en het beheren van de autorisaties. Zo'n 1.500 medewerkers zijn als Quentic-gebruiker ingevoerd en hebben basistoegang tot de software. Leidinggevenden krijgen uitgebreide rechten en hebben ook toegang tot de Health & Safety module en de module Risico's & Audits. Beheerdersrollen zijn toegekend aan bedrijfsveiligheidsspecialisten, milieufunctionarissen en functionarissen voor gevaarlijke chemische stoffen, samen met een handvol andere medewerkers van het hoofdkantoor. Ook zij profiteren van zowel de nodige gedetailleerdheid als een duidelijk overzicht van alle EHSQ-processen in het bedrijf. Ook conciërges hebben toegang tot het systeem, zodat ze snel actuele veiligheidsinformatiebladen kunnen afdrukken voor hulpdiensten als dat nodig is.

 

"We stonden voor de taak om de registers met gevaarlijke chemische stoffen van 19 locaties centraal samen te voegen en te standaardiseren. De stortvloed aan lijsten die ontstond door de vele Excel-spreadsheets van verschillende locaties was niet langer houdbaar. De implementatie van een professionele softwareoplossing maakte voor ons echt het verschil."

Torsten Gutowski, Central Occupational Safety Specialist en Hazardous Chemicals Officer bij DMK

Zeven jaar na de implementatie in Duitsland heeft het bedrijf de software nu ook in andere landen in gebruik genomen. Volgens Torsten Gutowski is de grootste uitdaging bij deze internationale samenwerking de taalbarrière, waar de automatische vertaalfunctie van Quentic om de hoek komt kijken.

Ondersteuning bij certificering: Eenvoudige audits

Elk van de fabrieken van de DMK Group ondergaat meerdere audits per jaar, sommige uitgevoerd door klanten, andere door certificeringsbedrijven zoals DQS GmbH, en nog andere door interne auditors. Alle vestigingen zijn gecertificeerd volgens ISO 50001 (energiebeheer). Daarnaast kijkt het bedrijf naar de milieueffecten in de hele waardeketen en heeft het voor 17 locaties al certificering volgens ISO 14001 (milieubeheer) binnengehaald.

Torsten Gutowski ondersteunt externe audits en voert zelfstandig interne milieuaudits en controles op gevaarlijke stoffen uit. Hij documenteert de hoeveelheden en locaties van opgeslagen gevaarlijke en niet-gevaarlijke chemicaliën in het systeem. Tegelijkertijd kan Gutowski alle chemicaliën sorteren op hun watergevaarklassen om na te gaan waar verschillende gevaarlijke chemicaliën zijn opgeslagen en ervoor te zorgen dat ze het milieu niet kunnen verontreinigen. Tijdens deze controles ontdekt hij soms chemicaliën die niet in de software zijn opgenomen - en kan hij dit rechtzetten door ze met een paar tikken op zijn tablet aan het systeem toe te voegen.

 

Eén EHSQ-softwareoplossing, vele voordelen

Vandaag de dag zou Torsten Gutowski in zijn dagelijkse werk niet meer zonder Quentic willen. Met behulp van de softwareoplossing voldoet DMK aan de wettelijke eisen en heeft het zijn organisatorische werklast verminderd. Alle betrokkenen zijn direct in het systeem geïntegreerd, wat de afdelings- en locatieoverkoepelende samenwerking en coördinatie aanzienlijk vergemakkelijkt.

Wat DMK bijzonder waardeert aan Quentic

  • Grotere transparantie dankzij gestandaardiseerde database

  • Intelligente verbindingen tussen modules

  • Intelligent autorisatieconcept

  • Analyses kunnen op elk moment worden uitgevoerd

  • Individuele zoek- en filterfuncties

  • Uitgebreide toepassing op het gehele EHSQ-gebied

Quentic Demo

Ervaar Quentic live op uw scherm.

Nu aanvragen

X