Carbon footprints met één druk op de knop: Digitale en efficiënte globale KPI-berekeningen

Over Dussmann Group

De Dussmann Group heeft zich toegelegd op het leveren van diensten waarbij de mens op de eerste plaats komt. Of het nu gaat om facility management, installatietechniek of het runnen van kleuterscholen, professionele geriatrische verpleging en verzorging of in de beroemde boekhandel KulturKaufhaus in Berlijn - overal waar hoogwaardige diensten nodig zijn, is de Dussmann Group er als een betrouwbare multi-service provider. Duurzaamheidsmanagement is sinds 2018 een van de belangrijkste strategische pijlers van de Groep. 

Het familiebedrijf, opgericht in 1963, is niet onderworpen aan MVO-rapportageverplichtingen. Toch is een van de doelen die de Dussmann Group zich heeft gesteld het berekenen van haar niet-financiële indicatoren - met activiteiten in 21 landen en een personeelsbestand van bijna 65.000 medewerkers. 

Door uitgebreide duurzaamheidsrapporten op te stellen, komt Dussmann niet alleen zijn ondernemersverantwoordelijkheid na, maar beantwoordt het ook aan de groeiende vraag van klanten naar milieubewuste en duurzame werkmethoden van hun dienstverleners. Bovendien bereidt dit de Dussmann Group voor op de mogelijkheid van uitgebreidere MVO-rapportageverplichtingen in de toekomst - zoals aangegeven in het laatste ontwerp van de MVO-rapportagerichtlijn van de EU.

Gebruiksvriendelijk systeem en database ondersteunt nauwkeurige invoer

Alle bedrijfsonderdelen van de Dussmann Group verbruiken natuurlijk hulpbronnen tijdens hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Dit resulteert in indirecte CO₂-emissies, door energieverbruik in kantoren en kantines, maar ook in directe emissies door het wereldwijde wagenpark van de Groep en infrastructuur zoals gebouwen.  

Daniel Krebel, hoofd van Group QHSE, en Daria Steinbock, verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportage, hebben de Quentic Sustainability module gebruikt voor het beheer van indicatoren die vereist zijn voor internationale rapportage. In het verleden werden deze indicatoren verdeeld over een omslachtige reeks Excel-spreadsheets voordat ze uiteindelijk en moeizaam handmatig opnieuw werden samengesteld. Tegenwoordig worden de gegevens van de verschillende bedrijfsonderdelen centraal toegevoegd aan de Quentic-oplossing, dankzij een gestandaardiseerd proces dat minimale coördinatie vereist. Duidelijk gespecificeerde indicatorensets en een eerste validatie tijdens het invoerproces vereenvoudigen het voorbereidende werk en verbeteren de kwaliteit van de gegevens. De mogelijkheid om documenten zoals elektriciteitsleveringscontracten te uploaden en aanvullende opmerkingen toe te voegen, voegt meer detail toe aan de vereiste input. Dit alles stelde het team in staat om een marktgebaseerde aanpak voor Scope 1 en 2 te implementeren in overeenstemming met het GHG-protocol voor de gehele Dussmann Group. Het resultaat was dat ze voor de eerste keer een volledig geconsolideerde, controleerbare koolstofvoetafdruk konden produceren.

Met Quentic behoort het inconsequente gebruik van energie-eenheden in invoer- en rekenvelden tot het verleden - dankzij selecteerbare, voorgedefinieerde opties, automatische conversies en validatiestappen. Bij eventuele afwijkingen hoeft het QHSE-team niet meer te wachten tot het einde van de data-acquisitieperiode om in te grijpen.

Visuele gegevensanalyse: Van Excel tot dashboards

Met een dashboard dat speciaal is afgestemd op de eisen van de Dussmann Group, biedt Quentic Analytics de ultieme output voor niet-financiële gegevens - ook onderweg. Wanneer mensen op de afdeling Sales gevraagd wordt hoe groot een carbon footprint is, hoeven ze alleen maar hun mobiele telefoon te pakken, het dashboard in de Quentic App te openen en de bijbehorende gegevens weer te geven. "Quentic is de enige manier waarop we ons CO₂-equivalent op zo'n gerichte manier kunnen weergeven en visualiseren voor elke business unit," benadrukt Daria Steinbock. De gegevens die Quentic levert, vormen een basis voor het vaststellen van kwantitatieve ESG-doelstellingen terwijl de Groep haar volgende stappen zet op weg naar klimaatneutraliteit.

ESG: Environment, Social, Governance

De Dussmann Group laat haar inspanningen met betrekking tot ESG-criteria (milieu, maatschappij en goed bestuur) beoordelen door onafhankelijke derden. ESG-criteria maken integraal deel uit van de duurzaamheidspijlers van de Dussmann Group en worden voortdurend verder ontwikkeld in haar geïntegreerd managementsysteem (IMS). In 2021 ontving de Dussmann Group een zilveren medaille van het ratingplatform EcoVadis voor haar inspanningen op ESG-gebied. Naast EcoVadis is er nog een ESG-rating gepland voor 2022. Dankzij Quentic is de noodzakelijke gegevensbasis in geconsolideerde vorm beschikbaar en kan deze dus direct worden gebruikt.

Change management process

Alle hiërarchische niveaus in de Dussmann Group - van servicemedewerkers tot het topmanagement - worden gekenmerkt door een sterk bewustzijn van milieu- en duurzaamheidsgerelateerde onderwerpen, vooral bij het verlenen van diensten aan klanten. Toch was het project om software in te voeren voor het optimaliseren en digitaliseren van duurzaamheidsrapportage verre van een doorslaand succes. 

Er waren nog grote vragen te beantwoorden: Hoe kon de Dussmann Group alle betrokkenen - in dit geval te beginnen met de 376 medewerkers die verantwoordelijk waren voor het vastleggen van de gegevens - zodanig integreren dat het project niet in gevaar zou worden gebracht door eventuele bedenkingen of de behoefte aan gewenning?  

Het bracht een change management proces op gang, dat het QHSE team met veel tact en aandacht heeft behandeld en ondersteund. Quentic is zeer intuïtief in het gebruik, wat een aanzienlijke voorsprong opleverde. Om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijke medewerkers volledig op de hoogte waren, kregen zij bovendien een digitale training in de vorm van stap-voor-stap begeleiding en in totaal zes webinars. Deze aanpak heeft succes gehad: de feedback was zeer positief en in bijna alle landen werken de medewerkers nu direct in Quentic. Voor de resterende medewerkers die er (nog) niet aan toe zijn om Excel helemaal los te laten, biedt Quentic ook de mogelijkheid om gestandaardiseerde Excel templates te exporteren en te gebruiken. Elk bedrijfsonderdeel kan nu de relevante gegevens overbrengen naar het centrale systeem. Dit zorgt ervoor dat, aan het einde van het proces, alle indicatoren volledig consistent en geordend in Quentic zijn en direct in de softwareoplossing kunnen worden geanalyseerd en gevisualiseerd.

Duurzaamheid als onderdeel van het geïntegreerd beheerssysteem (IMS)

Duurzaamheidsrapportering betekent geen extra inspanning voor de Dussmann Group, maar neemt de vorm aan van een geïntegreerd managementsysteem (IMS) in overeenstemming met ISO 9001, ISO 45001 en ISO 14001. Alle IMS-indicatoren zijn gestandaardiseerd en waar nodig gecoördineerd met duurzaamheidsindicatoren, wat betekent dat ze direct kunnen worden geïntegreerd in de duurzaamheidsrapportage en tegelijkertijd de basis vormen voor de managementbeoordeling van het IMS.

Wat betekent dit voor het gebruik en de verdere implementatie van de Quentic software-oplossing? De berekening van de CO2-voetafdruk en de productie van duurzaamheidsrapporten waren slechts de eerste stappen van de Dussmann Group met Quentic om de bal aan het rollen te brengen. De documentatie die de business units Dussmann Service en Dussmann Technical Solutions nodig hebben in overeenstemming met ISO 45001, ISO 9001 en ISO 14001 wordt gedigitaliseerd als onderdeel van het IMS. Dit omvat alle formulieren die worden gebruikt om incidenten zoals arbeidsongevallen te registreren en onveilige situaties te melden. Het project heeft als doel om ongeveer 600 bestaande formulieren te digitaliseren, waar mogelijk te standaardiseren en beschikbaar te maken in de lokale taal van elke bedrijfsdivisie - ook onderweg via de Quentic App.  

Door het gebruik van Quentic hebben de bedrijfsdivisies toegang tot gegevens die voorheen gedecentraliseerd en "verborgen" waren in Excel en e-mails. Dit betekent dat het QHSE-team in Quentic relevante gegevens kan verzamelen in de vorm van KPI's, zoals het aantal ongevallen op de werkplek, het energieverbruik en het aantal uitgevoerde audits. Deze kunnen vervolgens direct worden gebruikt als inputindicatoren in de module Duurzaamheid.  

Dit toont heel duidelijk aan dat de verschillende Quentic softwaremodules allesbehalve geïsoleerde eenmalige oplossingen zijn. In plaats daarvan komen ze samen om een uitgebreide digitalisering van een IMS mogelijk te maken, om een coherent, geïntegreerd systeem te vormen en om synergieën ten volle te benutten.