Via digitalisering naar een solide veiligheidscultuur

De historische stad Leiden gelegen in het westen van Nederland staat bekend om zijn prestigieuze universiteit. De gemeente Leiden heeft een gevarieerde economie met sectoren zoals onderwijs, gezondheidszorg, technologie en onderzoek en biedt een breed scala aan voorzieningen en recreatiemogelijkheden, waaronder parken, musea, theaters, restaurants en winkels.  

Veiligeheid naar een hoger plan brengen in een dynamische omgeving

Ongeveer 2100 ambtenaren verlenen diensten aan de 282.000 inwoners van de stedelijke agglomeratie waar omliggende plaatsen als Katwijk, Oegstgeest en Zoeterwoude ook toe behoren. Het stedelijk gebied Leiden behoort tot de tien grootste agglomeraties van Nederland en is na Den Haag de dichtstbevolkte gemeente van Nederland. Senior coördinator Veiligheid, Gezondheid, Milieu & Kwaliteit Henri de Boer en zijn collega Veiligheidsadviseur Michel Coene vertellen hoe zij veiligheid en gezondheid op het werk in deze bijzondere omgeving naar een hoger willen plan brengen. 

De veiligheidsuitdaging

Toen Henri de Boer in 2015 zich voor het cluster Beheer volledig met gezondheid en veiligheid op het werk ging bezighouden, constateerde hij dat veel informatie, zoals risico-inventarisaties, werkinstructies, beheerplannen en opleidingsregistraties decentraal op verschillende afdelingen of zelfs bij externe partijen werd beheerd. Naast deze zogeheten ‘harde’ constateringen merkte hij ook dat er gewerkt moest worden aan het veiligheidsbewustzijn onder de medewerkers. Door vragen te stellen als; is veiligheid op de werkvloer bespreekbaar, stimuleert het bestuur veiligheidsinitiatieven, heeft het operationeel management een voortrekkersrol en hoe wordt er gehandhaafd, werd duidelijk dat ook aan de ‘softe’ aspecten van veiligheid aandacht geschonken moest worden. 

Bouwen aan een veiligheidscultuur  

Om een solide veiligheidscultuur te ontwikkelen besloot Gemeente Leiden in 2018 een driejarig veiligheidscultuurtraject te starten aan de hand van de Safety Culture Ladder, in Nederland bekend onder de naam Veiligheidsladder. ‘Met dit instrument meten we het veiligheids-bewustzijn. Veiligheid gaat verder dan regels en eisen. Het moet in onze dagelijkse werkzaam-heden en gedrag terugkomen. Mede door ondersteuning van partijen als veiligheidNL en PreventPartner, zijn we een aantal treden op de Veiligheidsladder gestegen’ vertelt veiligheidsadviseur Michel Coene. ‘Er is toegewerkt naar een proactieve veiligheidscultuur die leeft binnen de verschillende teams en die de volledige steun van het managementteam heeft.’      

HSEQ-software brengt alles samen  

Voorheen werkte de gemeente Leiden niet met gecentraliseerde HSEQ-software. Processen, documentatie, audits, rapportage, alles gebeurde parallel en met behulp van verschillende systemen. Met een toenemende organisatorische complexiteit, regeldruk en het inzicht dat veiligheid naar een hoger plan gebracht moest worden, was dit een onhoudbare situatie. Zowel Michel als Henri zagen een enorm verbeteringspotentieel. Leiden had dringend behoefte aan een centraal managementsysteem dat complexiteit verminderde, volledige, actuele informatie borgde en snel inzichten kon genereren. 

Nieuwe focus, nieuwe software, nieuwe veiligheidscultuur

Sinds 2022 werkt het cluster Beheer van de gemeente Leiden nu met de Quentic software. De 300 medewerkers, voornamelijk werkzaam in de uitvoering, zijn verantwoordelijk voor alles wat met openbare ruimte te maken heeft; van het inzamelen van huisvuil tot en met het beheren van bijvoorbeeld sportaccommodaties. De geïntegreerde digitale aanpak maakt het mogelijk dat veiligheid voor de 300 medewerkers bij het uitvoeren een diversiteit aan dagelijkse activiteiten centraal staat.  

‘Toen we eenmaal voor Quentic besloten hadden, wilden we klein van start gaan’ herinnert Michel Coene zich. ‘Natuurlijk hebben we zo de initiële investeringskosten laag weten te houden, maar het ging er ons vooral om het implementatietraject beheersbaar te houden. Aangezien Quentic een 100% SaaS oplossing is, waren de IT-uitdagingen gering. Wat voor ons als relatief klein team een grotere uitdaging vormde, was het inrichten en vullen van het systeem. Door prioriteiten te stellen zijn we met een paar modules begonnen waardoor we een solide opzet konden waarborgen. Hierbij zijn we goed ondersteund door onze vaste Quentic consultant waarbij we soms tot heel praktische en creatieve oplossingen kwamen.   

Het gebruik van de Quentic software geeft een extra impuls aan het ontwikkelen en behouden van onze veiligheidscultuur. Door het gestructureerd beheren, archiveren en ontsluiten van alles wat te maken heeft met veiligheid en gezondheid, blijft informatie actueel en volledig. Het systeem biedt alle stakeholders inzicht op gebieden als gevaarlijke stoffen, incidentmeldingen en de risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Doordat dit op elk gewenst moment kan, zien alle belanghebbenden precies waar we staan ten opzichte van de doelstellingen’.  

Praktische voordelen  

De Quentic oplossing heeft de Gemeente Leiden geholpen bij het vastleggen en beheren van incidenten, het beoordelen van risico's en het uitzetten en monitoren van verbeteringsacties.De software biedt betrouwbare sturingsinformatie, wat heeft geleid tot een veiligere manier van werken voor medewerkers en daarmee bijdraagt aan een veiligere leefomgeving in Leiden. Daarnaast heeft het systeem geholpen bij het inzichtelijk maken en actueel houden van verplichte opleidingen en bevoegdheid van opleiders. De module voor gevaarlijke stoffen is later toegevoegd aan het systeem en heeft ervoor gezorgd dat Leiden voldoet aan de wettelijke verplichtingen voor het melden van incidenten.   

Toekomst

Gemeente Leiden heeft plannen om Quentic uit te rollen naar alle uitvoerende medewerkers en blijft samenwerken met Quentic consultants om het systeem verder te optimaliseren. ‘We willen drempels wegnemen en het systeem zo eenvoudig mogelijk maken om meldingen te doen en bijvoorbeeld snel, plaatsonafhankelijk en op elk gewenst moment werkinstructies te kunnen raadplegen’ aldus Michel Coene. ‘Dit zal bijdragen aan het behouden en versterken van onze veiligheidscultuur. Door het aantal actieve gebruikers van de software verder uit te rollen en aan te passen aan onze behoeften zullen we steeds gemakkelijker onze veiligheidsdoelstellingen bereiken.’ 

De Gemeente Leiden was op zoek naar een integrale SaaS-oplossing waarmee SHE-processen konden worden vastgelegd en beheerd. Daarnaast moest het management-systeem via een intuïtieve gebruikersinterface controles en meldingen kunnen vastleggen en registreren, relevante (stuur)informatie kunnen genereren en beheren en ondersteuning bieden bij het beheer en keuringen van arbeidsmiddelen. Sinds 2021 werkt het cluster Beheer met Quentic Core, de Quentic App en de modules Health & Safety en Risk & Audits. In 2023 is daar de module Gevaarlijke stoffen aan toegevoegd.