Transparante data en processen

3 minuten

Volgens gegevens van het verbond van de chemische industrie (VCI) is het voor de chemievestiging Duitsland steeds moeilijker om een actieve rol te spelen in de wereldwijde competitie. De bedrijfstak staat voor de enorme uitdaging om haar eigen competitievermogen langdurig te verzekeren. Het middelgrote chemiebedrijf ISP Marl GmbH heeft zich door middel van de onlinesoftware voor arbeidsveiligheid, milieubeheer en duurzaamheid Quentic veilig gesteld voor de toekomst. Daarbij staan een beter documentenbeheer en de bescherming van mens en milieu centraal.

Over ISP Marl

In het chemiepark Marl in het noordelijke Ruhr-gebied heeft ISP Marl GmbH ongeveer 250 medewerkers. Als dochterbedrijf van het Amerikaanse chemiebedrijf Ashland Inc., USA, vertegenwoordigt het bedrijf het grootste productieplaatsen van ISP (International Specialty Products Inc.) buiten de Verenigde Staten. Op het 40.000 vierkante meter grote bedrijfsterrein runt het moderne chemiebedrijf twee productielijnen voor de vervaardiging van speciale, filter- en industriële chemicaliën.

Veiligheid voorop

Health & Safety, de veiligheid van inrichtingen en milieubescherming hebben prioriteit in de omgang met chemicaliën. ISP Marl sloot zich daarom aan bij het Responsible-Care-initiatief van de VCI dat zich inzet voor de voortdurende verbetering van zowel veiligheid als gezondheids- en milieubescherming. Het milieubeheersysteem van het bedrijf is daarom volgens de internationale norm ISO 14001 en de EMAS-verordening (ecologische auditverordening) gecertificeerd. In het kader van het kwaliteitsbeheer volgens ISO9001 zoekt het bedrijf voortdurend naar manieren om zijn processen op het vlak van kwaliteit, milieubescherming en veiligheid op lange termijn te verbeteren.

Documenten beter structureren

ISP Marl was weliswaar succesvol in de certificering van de kwaliteits- en milieubeheersystemen, maar er ontbrak nog een heldere structuur in de eigen documentatie. Het interne systeem op Access-basis was te complex, onoverzichtelijk en kon de toenemende eisen van accountants niet langer aan. Het bedrijf voerde daarom in 2012 de onlinesoftware Quentic in waarmee alle informatie over arbeidsveiligheid en milieubeheer centraal aangemaakt, geanalyseerd en opgeslagen werd. Door het geïntegreerde documentenbeheer kan elke medewerker nu steeds toegang hebben tot de meest recente versie van documenten. Door de automatische archivering blijven veranderingen echter langdurig bijgehouden en kunnen oudere versies geraadpleegd worden. Elke toegang tot de documenten wordt gestuurd door de vastgelegde gebruikersrechten.

Audits efficiënter organiseren

ISP Marl coördineert alle audits voor kwaliteits- en milieucertificatie in de module Risks & Audits. De programma's en doelen worden in de software overzichtelijk afgebeeld. De deelnemers aan de audit worden met een muisklik geregistreerd en tijdig per e-mail geïnformeerd. Aan de hand van een persoonlijk overzicht kan iedere gebruiker zich op de hoogte laten houden van komende maatregelen waarin hij zelf betrokken is, inclusief de datum en de vooruitgang. Verantwoordelijken voor milieu en veiligheid, de bedrijfsleiding en externe accountants zijn daardoor samen voorbereid op de taken. Uitgebreide mogelijkheden voor analyse staan toe de correctiemaatregelen meteen af te leiden en audit-berichten, inclusief alle vragen, analyses en foto's snel op te stellen.

Risicobeoordelingen actueel houden

Het chemiebedrijf stelt nu uniforme risicobeoordelingen en bedrijfsinstructies op voor werkplekken, bedrijfsmiddelen en activiteiten. Deze worden gecombineerd met aanwijzingen voor veiligheidsmaatregelen, eerste hulp, gevaren en verwijdering. Deze documenten zijn in de module Health & Safety steeds actueel en dankzij de gestandaardiseerde aanpak eenvoudig te raadplegen. Redundanties en veelvuldige bewerkingen zijn nu niet langer nodig - dat spaart tijd en geld. Sinds de invoering van Quentic konden er daardoor samenwerkingen tussen de beide locaties georganiseerd worden. Vooral risicobeoordelingen van gevaarlijke stoffen worden nu veel beter gecoördineerd tussen de beide productie locaties. Zo moet niet iedere maatregel voor elke locatie opnieuw uitgevonden worden.