Een nieuw elan voor EHS-beheer

8 minuten

Hoe kan een wereldwijd opererend concern de hoogste veiligheidsnormen bereiken en wereldwijd voldoen aan de wettelijke eisen? Is het mogelijk om alle gezondheids-, veiligheids- en milieubeheerprocessen op alle locaties te integreren, ongeacht de lokale verschillen op het gebied van taal, management en EHS-cultuur?

Geconfronteerd met deze vragen ging het Oostenrijkse industriële en technologische bedrijf Miba op zoek naar een geschikte EHS-software. Door te kiezen voor Quentic kreeg Miba een platform waarmee elk van de 7.500 medewerkers kan bijdragen aan het bereiken van de belangrijkste gezondheids- en veiligheidsdoelstellingen van het bedrijf. Het aantal meldingen van incidenten verhogen, het aantal ongevallen terugdringen tot minder dan 1 procent en gestandaardiseerde EHS-processen implementeren behoorden tot de belangrijkste resultaten, samen met de naleving van de wetgeving en de gezondheid en veiligheid tijdens de pandemie van het coronavirus.

About Miba AG

Miba heeft meer dan 30 productiefaciliteiten en verkooplocaties in Europa, Noord-Amerika, Zuid-Amerika en Azië. Respectvol omgaan met mensen, de natuur en de maatschappij in het algemeen is van vitaal belang voor de technologiegroep. De missie van Miba - "Technologieën voor een schonere planeet" - heeft niet alleen betrekking op zijn producten, die machines efficiënter en milieuvriendelijker maken, maar ook op zijn interne processen, die het bedrijf voortdurend optimaliseert om hulpbronnen te besparen. Bovendien zijn het structureren van alle processen met het oog op een zo laag mogelijk risico voor de medewerkers en het hele ecosysteem en het garanderen van de wettelijke conformiteit in elk opzicht de belangrijkste aandachtspunten van de gezondheids- en veiligheidsactiviteiten van Miba op het werk. Het wereldwijde bereik van het bedrijf vereist een holistisch overzicht van alle EHS-onderwerpen. Miba bereikt dit door het gebruik van Quentic, een geïntegreerde softwareoplossing die het mogelijk maakt complexe structuren te visualiseren en verbanden te leggen.

De software introduceren: Een strategisch veranderingsproces

"We stonden voor de enorme uitdaging om medewerkers over de hele wereld ervan te overtuigen veranderingen door te voeren en incidenten zelfstandig te melden. Het zou niet voldoende zijn geweest om alleen maar EHS-software aan te schaffen en te verstrekken. De introductie van de software was een strategisch veranderingsproces, dat veel sensitiviteit en actieve communicatie vereiste."

Franz Almhofer-Amering is Corporate EHS & Facility Manager bij Miba en hield toezicht op de strategische implementatie van Quentic. Het integreren van lokale EHS-experts als belangrijke gebruikers in een vroeg stadium en het betrekken van alle andere medewerkers en locaties in een geleidelijk, oplossingsgericht proces bleek de sleutel tot succes te zijn. Miba testte en optimaliseerde aanvankelijk alle Quentic-modules op de Oostenrijkse vestiging, waar het EHS-beheer en de veiligheidscultuur al goed ontwikkeld waren. Op basis van de ervaringen van de experts in Oostenrijk ging Miba verder met de wereldwijde uitrol van Quentic, inclusief het aanpassen van de modules aan specifieke lokale omstandigheden. Almhofer-Amering maakte de invoering van de Health & Safety module over alle locaties en het standaardiseren van processen dienovereenkomstig het eerste deel van dit proces. In deze fase, waarin elke beslissing verstrekkende gevolgen heeft en moeilijk terug te draaien is, heeft Miba de hulp ingeroepen van een gespecialiseerde Quentic consultant.

Health & Safety

Alle medewerkers van Miba over de hele wereld hebben in hun dagelijkse werk te maken met incidentenbeheer. Daarom koos Almhofer-Amering voor de Health & Safety-module voor de eerste ronde van processtandaardisatie op groepsniveau. Het gebruiksgemak van de software en de geïntegreerde meertalige functies maakten het mogelijk om de impact te verminderen van wat voorheen belemmeringen voor vooruitgang waren. De verandering in het rapportagegedrag was al even positief en hielp een constructieve faalcultuur tot stand te brengen.

In de eerste paar jaar dat Miba Quentic gebruikte en sinds het definiëren van gemeenschappelijke normen op het gebied van oorzaakanalyse, risicobeoordeling en het formuleren van maatregelen, slaagde het bedrijf erin het aantal te rapporteren ongevallen per 1000 medewerkers terug te brengen van 12 naar 7. Hierdoor werden ongeveer 40 ernstige ongevallen voorkomen. Hierdoor werden ongeveer 40 ernstige ongevallen voorkomen.

Gevaarlijke stoffen

Miba ziet EHS-beheer als een dienst die één enkele interface nodig heeft die alle processen met elkaar verbindt om de silomentaliteit te doorbreken en elk personeelslid te bereiken. Dit vereist de grootst mogelijke transparantie, vooral met betrekking tot gevaarlijke chemische stoffen - en Miba heeft dit bereikt sinds de introductie van Quentic. Met de software hebben alle medewerkers toegang tot alle veiligheidsinformatiebladen in alle talen, wat betekent dat ze op elk moment snel actuele informatie kunnen vinden.

Tegelijkertijd registreren de individueel configureerbare inspectie- en goedkeuringsprocessen systematisch het gebruik van gevaarlijke chemische stoffen en zorgen ze ervoor dat het gebruik beperkt blijft tot specifieke toepassingen en personen. Andere afdelingen profiteren ook van deze toegenomen transparantie. De inkoopafdeling van Miba kan bijvoorbeeld de Quentic-software gebruiken om te controleren welke medewerkers geautoriseerd zijn om bepaalde materialen te bestellen.

Internationale wettelijke compliance

Een van de belangrijkste uitdagingen voor de wereldwijde activiteiten van Miba is de snelle dynamisering en transformatie van de compliance-wereld. Dankzij het internationale partnernetwerk van Quentic kan de Miba Group met succes aan alle lokale vereisten voldoen. De juridische inventaris voor de Oostenrijkse vestiging van Miba wordt bijvoorbeeld regelmatig herzien en bijgewerkt door een lokale partner. Miba gebruikt de Regulatory Forecaster Service van Quentic-partner Enhesa om op de hoogte te blijven van internationale kwesties. Hierdoor is Miba onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen en aanpassingen in de regelgeving. Miba heeft nu niet alleen zicht op zijn wettelijke verplichtingen, maar kan ook dashboards en analytische tools gebruiken om documentatie te genereren die geldig is voor wettelijke doeleinden met betrekking tot elke vraag.

Navigeren door de COVID-19 pandemie met Quentic

In het voorjaar van 2020 werkte twee derde van alle medewerkers van Miba op een locatie die met Quentic software was uitgerust. Na de uitbraak van de pandemie van het coronavirus bewees de Quentic-softwareoplossing zijn nut: het gebruik van de module Risks & Audits werd voor de hele Groep verplicht gesteld voor de COVID-19-veiligheidsinspecties. Deze maatregel waarborgde niet alleen de gezondheid en veiligheid op het werk en de rechtszekerheid over de hele wereld tijdens de crisis, maar versnelde ook de internationale uitrol van de softwareoplossing. Locaties die tot dan toe weinig of geen ervaring hadden met het werken met Quentic, informeerden naar verdere potentiële toepassingen van de software. De pandemie zorgde dus voor een snellere digitalisering en standaardisering van de EHS-processen bij Miba dan oorspronkelijk gepland. "De positieve feedback van onze internationale collega's heeft bevestigd dat we de juiste keuze hebben gemaakt. We zullen nu verdere functionaliteiten bieden voor onze andere locaties buiten onze Oostenrijkse vestiging," zegt Almhofer-Amering.