The only way is app: Hoe Veltec het aantal incidentrapportages met 70% verhoogde

8 minuten 14/08/2023

Toen Thomas Arnold in 2018 werd benoemd tot hoofd HSEQ bij Veltec, stond hij voor de uitdaging om de gezondheids- en veiligheidsactiviteiten op vijf bedrijfslocaties en meer dan 30 externe bouwplaatsen te standaardiseren. Voorheen hadden dubbele gegevens die waren vastgelegd in verschillende bestanden geleid tot inconsistente datasets, extra werk en verwarrende chaos op basis van lijsten. Arnolds missie was duidelijk: hij moest EHS-gegevens centraliseren en opschonen, gegevensregistratieprocessen standaardiseren en taken en procedures met betrekking tot arbeidsveiligheidhandiger en praktischermaken - op kantoren, in energiecentrales, in chemische fabrieken en op bouwplaatsen.  

Hij kocht het Quentic softwareplatform om hem te helpen, te beginnen met de Health & Safety module. De verantwoordelijkheden van Thomas Arnold zijn echter niet de enige dingen die sindsdien zijn veranderd - in de loop van drie jaar is zijn Quentic-oplossing, module voor module, uitgegroeid tot een centrale oplossing die al zijn taken als hoofd HSEQ bij Veltec dekt. Hij waardeert de mobiele functionaliteit van de software, de gestandaardiseerde en centrale gegevensverzameling en de transparante documentbeheerprocessen - evenals de flexibiliteit die het hem geeft om zijn eigen ideeën in de praktijk te brengen en aan te passen aan specifieke gevallen. Met behulp van een combinatie van het Quentic platform en de Quentic app heeft Thomas Arnold met succes de veiligheidscultuur bij Veltec versterkt, efficiënte digitale audits uitgevoerd en consistentie en transparantie toegevoegd aan de HSEQ processen op verschillende locaties en in verschillende vakgebieden.

Over Veltec

Veltec GmbH & Co. KG is een toonaangevende Europese specialist in technische diensten voor de proces- en energiecentrale-industrie. Veltec werkt samen met haar klanten in een geest van partnerschap en waarborgt de productiviteit en beschikbaarheid op korte en lange termijn van industriële installaties van elke omvang en complexiteit. Het bedrijf biedt diensten variërend van voorspellend onderhoud, systeemrevisies en het vervangen van apparatuur tot diensten voor automatisering en EMSR-systemen, plus renovatie, modernisering, ontmanteling en engineering van staalconstructies. Veltec is ook een ervaren partner voor de nucleaire industrie en ondersteunt de veilige werking, het vlotte onderhoud en de veilige ontmanteling van nucleaire installaties. Veiligheid en kwaliteit zijn dan ook stevig verankerd in het DNA van Veltec, zoals blijkt uit de vele accreditaties en certificeringen van het bedrijf. Veltec is ISO 14001 (milieu), ISO 50001 (energie), ISO 9001 (kwaliteit) en ISO 45001 (gezondheid en veiligheid) gecertificeerd.

Duidelijk overzicht van kwalificaties van medewerkers

Toen Thomas Arnold in 2018 voor het eerst de Quentic Health & Safety-module introduceerde, was zijn belangrijkste doel om een overzicht te krijgen van de trainings- en kwalificatieniveaus van medewerkers op alle locaties in een centraal, gestandaardiseerd platform. Veltec zet zijn personeel in om diensten te verlenen aan klanten in verschillende industrieën in heel Duitsland. Aan het begin van een nieuw project moet hij glasheldere details kunnen opvragen over de kwalificaties van elke medewerker en welke opleidingen ze hebben gevolgd. Gedupliceerde lijsten, ongecoördineerde medische keuringsrapporten en inconsistente gegevens maakten zijn werk buitengewoon lastig. Maar dankzij Quentic hebben Arnold, andere managers en medewerkers nu met een paar klikken toegang tot dit up-to-date overzicht. Als een project medewerkers met specifieke extra kwalificaties vereist, kunnen managers op alle locaties precies de juiste medewerkers zoeken en hun inzet gemakkelijk regelen. Dit bespaart tijd, middelen en draagt bij aan een gerichte training van medewerkers, zowel persoonlijk als online. Online training was een enorme steun voor Veltec tijdens de pandemie, omdat het ervoor zorgde dat medewerkers nooit trainingssessies misten. De mogelijkheid van het bedrijf om belangrijke informatie over te brengen en training en instructie te geven, betekende dat de sites van de klanten nooit stil kwamen te liggen.

Risk assessments – een topprioriteit

De Quentic Health & Safety module maakt het eenvoudig om de zeven stappen van risicobeoordelingen uit te voeren - en de Quentic app biedt verdere ondersteuning. Thomas Arnold neemt altijd zijn iPad mee wanneer hij een nieuwe bouwplaats bezoekt, zodat hij eventuele gevaren ter plekke kan documenteren. Hij kan de noodzakelijke veiligheidsmaatregelen op de bouwplaats vastleggen of ze later toevoegen vanaf zijn pc op kantoor. Daarna kan hij het proces met één muisklik afronden en de beoordeling direct naar alle relevante ontvangers sturen. "Het mooie is dat we niet meer alles hoeven uit te printen; we hoeven niet meer rond te lopen om handtekeningen te verzamelen. Dat doen we via de Quentic workflow, die alles ter goedkeuring naar de relevante mensen stuurt. Zelfs de ondernemingsraad staat op de mailinglijst, zodat ze altijd op de hoogte zijn," legt Arnold uit. Werk dat hem vroeger misschien een dag of twee kostte, is nu in een paar minuten klaar.

Flexible, mobile audits

The Risks & Audits module enables Veltec to handle between 35 and 40 audits per year. In order to retain its many ISO certifications, the company must carry out internal audits for standard chapters within the three-year validity period. Thomas Arnold has therefore compiled extensive question catalogs in the Risks & Audits Module, including corresponding sub-catalogs for certain managers. This enables the company’s management to respond to questions about the company’s organizational structure and context, and helps site managers to answer operational and process-related questions in detail. The quality management officers in Arnold’s team draw up an annual plan for internal audits, draft the audits based on one or more catalogs, and then forward them to Arnold for approval. All key stakeholders are invited to audit appointments in Quentic directly. Instead of a pad, pens and lists of questions, all the lead auditor needs is an iPad, as the audit team works through the questions on site. If further clarification is required, they can easily add further questions, skip irrelevant topics or enter comments. After the visit, the auditor can add further content and finalize the audit in the Quentic platform. “Most of the time, I actually finalize the audit during the visit,” says Arnold. “This means that the auditee receives the final report during our meeting, I can sign everything off on my tablet and send the documents to all stakeholders with a couple of clicks.” In the case of external audits, it is the external auditor who poses questions and produces all documentation. Nevertheless, Thomas Arnold transfers the action items into Quentic so that all measures can be forwarded on to Veltec management directly.

Incident management: 70% meer meldingen

Veltec medewerkers hoeven niet individueel in te loggen op de Quentic app om kritieke incidenten of bijna-ongevallen te melden. In plaats daarvan kunnen ze gewoon QR-codes scannen met hun eigen smartphones en ervoor kiezen om hun meldingen te anonimiseren als ze dat willen. De codes zijn gekoppeld aan formulieren die Thomas Arnold en zijn team hebben geconfigureerd voor verschillende toepassingen. Elke medewerker kan deze formulieren in slechts een paar stappen invullen. Het moeizame proces van het invullen van papieren rapporten - die soms in een bureaula verdwenen en nooit meer werden gezien - behoort nu tot het verleden. Het systeem verzamelt alle rapporten centraal en brengt direct de managers op de hoogte, die dan meteen kunnen beginnen met het analyseren van de oorzaken en het afleiden van veiligheidsmaatregelen. De snelheid en eenvoud van dit proces heeft ertoe geleid dat het aantal bijna-ongevallen meldingen bij Veltec de afgelopen jaren met 70% is toegenomen. De nieuwe veiligheids- en meldcultuur is een fundamenteel onderdeel van de inspanningen van het bedrijf om ongevallen te voorkomen en gevaren te analyseren. Daarom zijn QR-codes nu alomtegenwoordig bij Veltec - op elke locatie, op elke bouwplaats en in de documentenmappen voor elk project.

Het mogelijk maken dat smartphones communiceren met ongevallenregistraties

Het bedrijf heeft ook QR-codes aangebracht op de verbanddozen. Of het nu op een Veltec-locatie is of bij een klant, wanneer een medewerker iets uit de doos pakt, scant hij gewoon de code en registreert de verwonding. Dankzij de mobiele rapportage worden kleine verwondingen die voorheen niet gemeld werden, zoals tekenbeten en kleine snijwonden, wel consequent geregistreerd. Als de ziektekostenverzekeraar van een medewerker informatie opvraagt bij Veltec, bijvoorbeeld over een beroepsziekte, kan het bedrijf meteen zien welke ongevallen zich tijdens bepaalde activiteiten hebben voorgedaan - zelfs als de medewerker in kwestie het bedrijf inmiddels heeft verlaten. Als bepaalde verwondingen herhaaldelijk voorkomen op een bepaalde locatie, kan Thomas Arnold de relevante praktijken en processen onderzoeken en vervolgens samen met managers en medewerkers verbeteringen doorvoeren.  

De creativiteit van Thomas Arnold houdt echter niet op bij verbanddozen. In een recente ontwikkeling zijn QR-codes aangebracht in alle bedrijfsauto's van Veltec. Hierdoor kunnen medewerkers kleine incidenten direct melden.

Rapportage in een oogwenk

HSEQ-kwesties zijn een belangrijke prioriteit voor het uitvoerend management van Veltec. Arnold levert wekelijks een rapport aan managers, waarin de huidige status van ongevallenpercentages, training en audits wordt beschreven. De operationeel directeur van het bedrijf raadpleegt de softwareoplossing ook regelmatig en stelt gedetailleerde vragen aan zijn hoofd HSEQ. "Ik kan nu vooraf ingestelde filters gebruiken om in 15 minuten cijfers te genereren die me vroeger een dag werk zouden hebben gekost," legt Arnold uit.

Het bedrijf heeft al verschillende keren erkenning gekregen voor zijn werk op het gebied van veiligheid op het werk. Nu de focus ligt op het voortzetten van deze verbeteringstrend, staan er al meer Quentic-projecten op stapel. "We overwegen momenteel om de verantwoordelijkheden voor gereedschappen en materialen digitaal te documenteren in Quentic en om onze medische dossiers te migreren naar de softwareoplossing," zegt Arnold.

HSEQ-bouwstenen: Modules voor elke taak

Naast Health & Safety, Online Instructies, Risks & Audits en de Quentic App gebruikt Veltec ook andere Quentic modules om al zijn HSEQ managementactiviteiten samen te brengen in één centraal platform.  

Met de module Milieu management kan Veltec op elk moment zijn elektriciteits-, gas- en waterverbruik en -kosten in de gaten houden. Het digitale register van gevaarlijke chemicaliën dat beschikbaar is in de module Gevaarlijke Stoffen bevordert ook de veiligheid in het bedrijf. Daarnaast worden in de Legal Compliance module normen en eisen vastgelegd. De Quentic-oplossing vergelijkt de wettelijke inventaris automatisch met een online database van wetteksten om deze up-to-date te houden. "In het verleden hadden we bepaalde medewerkers die zich alleen met die taak bezighielden", herinnert Arnold zich. "Maar dat is nu niet meer nodig." Hij kan nu eenvoudig de wettelijke verplichtingen van elke afdeling in kaart brengen en technische inspecties organiseren. Veltec heeft onlangs de Control of Work-module aan zijn portfolio toegevoegd in een poging om een duidelijker overzicht te krijgen van verandermanagement.