6 tips voor een beter beheer van veiligheidsincidenten

8 minuten03/07/2022

Geschreven door Karri Takki

Wie vindt het leuk om met veiligheidsincidenten te maken te hebben? Ongelukken op het werk voelen net als slechte cijfers op school. Niemand vindt ze leuk, omdat ze duidelijk maken dat iets wat we doen niet werkt. Maar laten we eens terugdenken aan onze schooltijd: Wat gebeurde er altijd, als we die slechte cijfers serieus namen en hard werkten om ze te verbeteren? Als we bijvoorbeeld een opdracht niet haalden, dat ter harte namen, van onze fouten leerden en nieuwe leer- en probleemoplossingsstrategieën ontwikkelden die we bij toekomstige opdrachten konden toepassen? We bleven gewoon beter worden.

Hoe vertaalt zich dit naar veiligheidsmanagement? Professioneel omgaan met incidenten leidt ook tot een voortdurende verbetering van de prestaties. Als we ongevallen en incidenten op een gestructureerde manier aanpakken, brengen we risico's op tijd aan het licht en kunnen we de juiste procedures in gang zetten om de toekomst veiliger te maken. Een goed proces voor incidentenbeheer zorgt er ook voor dat er een veiligheidscultuur ontstaat, een cultuur die in staat is het voltallige personeel te motiveren om proactief deel te nemen aan veiligheidsbeheer.

Op basis van mijn ervaringen en gesprekken met professionals uit de sector, heb ik een aantal tips verzameld over hoe u uw incidentenbeheerproces kunt verbeteren.  Dit is geen definitieve lijst voor het ontwikkelen van uw eigen incident management systeem, maar eerder bedoeld om u te helpen uw bestaande te verbeteren en u een aantal ideeën te geven over hoe u het beter kunt afstemmen.

1. Voorbereiding is alles bij incidentenbeheer

Zorg voor een incidentenrapportageproces en definieer communicatiekanalen. Iedereen in de organisatie moet weten hoe en welke kanalen te gebruiken om een veiligheidsincident te melden. Definieer en communiceer de rollen en taken op verschillende niveaus om ervoor te zorgen dat uw organisatie niet verlamd raakt bij het reageren op een incident.

Moedig mensen aan om, indien mogelijk, foto's van het incident bij te voegen. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat onmiddellijk wordt begonnen met het verzamelen van uitgebreide gegevens. Informatie en foto's zijn waardevol wanneer een incident wordt onderzocht. Hoe meer gegevens u verzamelt, hoe beter. Voorbereid zijn betekent ervoor zorgen dat u zoveel mogelijk informatie krijgt en vitale details vastlegt terwijl ze nog vers zijn.

2. Wie doet wat bij incidentenbeheer? Duidelijke processen zijn essentieel.

Tot zover alles goed.  Nu we het incidentrapport hebben ontvangen via ons meldingskanaal, wat nu? Wat gebeurt er met het rapport? Komt het op iemands bureau te liggen?

Zorg ervoor dat managers weten hoe ze moeten omgaan met veiligheidsincidenten en weten wanneer ze ze moeten escaleren. In het geval van een ernstig incident wilt u ervoor zorgen dat uw responsteam er zo snel mogelijk bij betrokken wordt.  Zodra een melding is ontvangen, moet er duidelijkheid zijn over de verdere gang van zaken.

3. Communiceer, communiceer, communiceer!

Wanneer een melding van een veiligheidsincident wordt ontvangen, moet er een effectieve communicatie zijn tussen alle betrokkenen, en ook met het HSEQ-team en het management.

Veiligheidsincidenten mogen niet als vertrouwelijk worden beschouwd. Als u eenmaal een duidelijk beeld hebt van wat er is gebeurd, bedenk dan dat incidenten zelden geïsoleerde situaties zijn; dezelfde factoren die tot een incident hebben geleid, kunnen ook in andere delen van de organisatie aanwezig zijn. Het kan gaan om bepaalde opleidingen, veiligheidscultuur, operationele of managementprocessen. Het is belangrijk om de informatie beschikbaar te maken voor iedereen die ermee te maken kan krijgen.

4. Actie ondernemen

Het verslag van het veiligheidsincident en alle bevindingen van het onderzoek moeten worden toegevoegd aan uw veiligheidsbeheersysteem en aan alle andere softwaremanagementtoepassingen die u gebruikt. Documenteer alle informatie over het incident en alle onderzoeken die u uitvoert om de hoofdoorzaken vast te stellen.

Als u de hoofdoorzaken van het incident hebt gevonden, onderneem dan onmiddellijk actie om ze op te lossen. Wijs duidelijke taken toe aan de juiste mensen en vergeet niet ze op te volgen.

5. Incidentenbeheer betekent samen leren van fouten

Maak uw eigen organisatie (en ook anderen in uw bedrijfstak of misschien zelfs andere sectoren) bewust van de omstandigheden die tot het incident hebben geleid en hoe u het risico in de toekomst zult beheren. Het delen van veiligheidsinformatie kan iemand anders helpen een ernstig incident te voorkomen. Heeft uw organisatie een systeem om informatie intern te delen? En met partners, uw bedrijfstak en andere sectoren?

6. Feedback!

Zelfs in organisaties die een goed werkend incident management proces hebben, wordt één belangrijke stap soms vergeten. Vaak krijgt de persoon die het incident heeft gemeld nooit feedback. Na een incident kunt u stappen ondernemen, zoals het verfijnen van best practices, het herzien van trainingsprogramma's en het investeren in apparatuur. Maar de persoon die het incident heeft gemeld, ziet deze inspanningen misschien nooit aan het werk.       

Bekijk het eens vanuit hun standpunt... Als u incidenten blijft melden waarop niemand lijkt te reageren, bent u misschien minder gemotiveerd om in de toekomst andere veiligheidsincidenten te melden, want waarom zou u zich druk maken als er toch niets verandert? Vergeet niet om de persoon die het incident in eerste instantie heeft gemeld altijd te bedanken en - waar mogelijk - mee te delen welke acties u naar aanleiding van hun melding hebt ondernomen.   Dit zorgt ervoor dat zij begrijpen dat hun bijdrage wordt gewaardeerd.

Geïntegreerd incidentbeheer

Ter afsluiting van dit stuk wil ik nog even terugkomen op mijn voorbeeld met de schoolcijfers: Wie zich alleen richt op het verbeteren van zijn slechte cijfers, kan na verloop van tijd zijn motivatie verliezen.

Het is net zo belangrijk (zo niet belangrijker) om ook te kijken naar goede en aanvaardbare cijfers, en om het leerproces in zijn geheel te bekijken. Hetzelfde geldt voor veiligheidsmanagement. Nieuwe trends zoals Safety-II en Safety Differently wijzen hier krachtig op: Als er voor elk incident 9.999 veilige gebeurtenissen zijn, waarom verruimen we onze blik dan niet en maximaliseren we de veiligheid niet door de dingen die goed gaan te begrijpen en aan te moedigen? Als u dit idee verder wilt uitdiepen en het wilt integreren in de manier waarop u incident management toepast, raden wij u aan onze whitepaper "Frisse perspectieven voor modern safety management" te lezen