Waarom we niet terughoudend moeten zijn met het digitaliseren van EHSQ & ESG beheer-systemen

5 minuten12/04/2023

W. Edwards Deming zei ooit: "Zonder data ben je alleen maar een persoon met een mening". Voor HSEQ-teams werd dit in de loop der jaren steeds meer waarheid.

Het is niet ongewoon dat HSEQ-professionals de waarde van harde HSEQ- & ESG-data afzwakken om vaak gerechtvaardigde redenen als "de data is niet betrouwbaar" of "de data is misleidend" of "we moeten ons richten op mensen in plaats van data". Hoewel deze argumenten legitiem kunnen zijn, vormen ze vaak het uiteindelijk ook een obstakel om een eigen HSEQ dataverzamelings- en verwerkingssysteem binnen de eigen organisatie op te bouwen. Dit artikel is bedoeld om u te helpen de emotionele obstakels te overwinnen die de organisatie ervan weerhouden de technologie te benutten die u en uw bedrijf verdienen.

Waar komt de weerstand tegen het digitaliseren van HSEQ-processen vandaan?

Ik heb lang geprobeerd de redenen te rationaliseren waarom sommige HSEQ-professionals nog steeds weigeren hun tijd te investeren in het opbouwen en aanscherpen van het digitale managementsysteem voor het HSEQ. De reden is heel natuurlijk: mensen hebben de neiging dingen te vermijden die ze niet goed genoeg begrijpen. Aangezien HSEQ-professionals, net als ikzelf, meestal een goede opleiding hebben genoten in engineering of psychologie, omvat die opleiding vaak geen IT-vaardigheden en levert die in het beste geval hoogstens een zeer oppervlakkig begrip op van HSEQ-softwareoplossingen.

Maar in de huidige wereld hebben bedrijven en organisaties software nodig om te kunnen functioneren. Ik zie ons HSEQ-professionals moeilijk teruggaan naar het gebruik van papieren en spreadsheets, tenzij het proces al gedigitaliseerd is. Digitalisering biedt duidelijke voordelen, en dit geldt voor alle processen, of het nu gaat om marketingautomatisering, facturering, digitale handtekeningen, ESG-gegevensverzameling of HSEQ-processen zoals incidentbeheer, SDS'en of audits. En wat voor elke goede nieuwe technologische hulp geldt, geldt ook voorHSQ-software: Wie eenmaal gedigitaliseerd heeft, gaat niet meer terug. Of zou u ervoor kiezen uw smartphone voorgoed te dumpen en terug te gaan naar de vaste telefoon?

Argument #1: Gebrek aan IT of technische vaardigheden

Vaak denken HSEQ bij dergelijke projecten dat ze niet over de nodige IT- of technische vaardigheden beschikken. En als dat inderdaad het geval is, kan de vrees bestaan dat iemand van buiten HSEQ het stuur in handen moet krijgen, waardoor de gewenste resultaten in gevaar komen en het project ontspoort. Bovendien zijn HSEQ-leiders misschien bang dat falen in zo'n belangrijk project gevolgen kan hebben voor hun carrière.

Argument 2: HSEQ is mensenwerk

Ik hoor vaak zeggen dat HSEQ een mensenzaak is, dat het gaat om mensen en niet om software en dat we ons dus niet moeten laten afleiden door mobiele apps of HSEQ-platforms, maar onze tijd moeten gebruiken om managers en toezichthouders te coachen of mensen in de frontlinie op te leiden. 

Dat is een terecht punt, maar vergeet niet dat een belangrijk doel van elk ESG- of HSEQ-softwareproject is om tijd te besparen en handmatige processen te automatiseren. HSEQ-software is ontworpen om meldingen, opdrachten, herinneringen en escalaties te automatiseren en het verzamelen van gegevens over energieverbruik, veiligheidsobservaties, bijna-ongevallen en zo veel meer te vereenvoudigen. Vergen deze repetitieve taken niet juist de tijd die u liever zou investeren in het praten met mensen, het coachen en trainen van hen en in feite in het doen van het gewenste mensenwerk? Zou u ooit denken dat er meer tijd moet zijn voor uw ESG-strategiewerk en het vooraf plannen van dingen zonder haast, zonder steeds gehaast te zijn? 

HSEQ-software verlicht de last van gezondheids- en veiligheidsfunctionarissen, waardoor we de tijd die we zouden hebben besteed aan administratieve taken kunnen terugwinnen en investeren in veiligheidsleiderschap om van HSEQ mensenwerk te maken.

Laten we nog verder denken: Als u uw ESG- en HSEQ-gegevens op een gestructureerde manier beschikbaar zou hebben, zou het dan niet gemakkelijker zijn om KPI's op te stellen waar de leiders en belanghebbenden van uw organisatie om vragen vanwege hun ESG-initiatieven? 

Argument #3: Geen tijd, geen geld

Het volgende emotionele obstakel komt voort uit het feit dat er geen tijd en geen geld is om te investeren in het opbouwen van het digitale proces. Vaak is dat de realiteit. Ik ben er nog steeds van overtuigd dat dergelijke obstakels slechts hobbels op de weg zijn en geen doodlopende wegen. Als u hulp zoekt bij het overtuigen van het management en het kiezen van HSEQ-software, raad ik u aan de recente whitepaper van Quentic 'How to choose the right EHS software' te bekijken. 

Uw taak - uw tool set

Ik waag een gokje: uw HSEQ-team is ingehuurd om het aantal ongewenste voorvallen zoals incidenten en ongevallen te verminderen en iedereen aan het einde van de werkdag ongedeerd naar huis kan gaan. Vroeger werkte ik zelf in HSEQ, waarbij ik processen voor incidentenbeheer opbouwde, uitzocht hoe ik gevaren kon identificeren, hoe ik restrisico's kon beheersen met wekelijkse inspecties en veiligheidswandelingen, hoe ik mensen op de werkvloer erbij kon betrekken en hoe ik de leiding bij mijn HSEQ-programma's kon betrekken. Ik weet hoe dat gaat en het is ingewikkelder dan je op het eerste gezicht zou denken. En bovenal weet ik hoeveel tijd het kost en het soms voelt het alsof er gewoon geen tijd is voor een nieuw softwareproject. Maar het is belangrijk te bedenken dat als u dit niet doet, iemand anders het wel doet.

Mijn persoonlijke HSEQ-verhaal

Na mijn HSEQ-carrière, waarbij ik ook HSEQ-software implementeerde, richtte ik in 2014 een eigen softwarebedrijf op. Op dat moment was ik niet overtuigd van de bestaande software en wilde ik veiligheid minder saai maken voor niet-veiligheidsmensen. Nadat ik in 2017 met Quentic in zee ben gegaan, heb ik de EHS-teams van klanten geholpen om hun besluitvormers en budgethouders te overtuigen om HSEQ te digitaliseren, heb ik Quentic-consultants en klanten ondersteund bij het vinden van manieren om HSEQ-processen te modelleren zodat ze aan hun behoeften voldoen zonder IT, en het belangrijkste is dat ik sinds begin 2020 het voorrecht heb gehad om onze softwareoplossingen te verbeteren als productmanager bij Quentic om mijn kennis te schalen en duizenden mensen te helpen veiligere werkplekken te creëren.

Om eerlijk te zijn, met slechts 2 cursussen coderen op de universiteit, had ik eerst het gevoel dat ik niet de nodige vaardigheden zou hebben om engineering van software te begrijpen om complexe HSEQ problemen uit de echte wereld op te lossen, maar vanaf vandaag heb ik er vertrouwen in dat ik dit kan. Ik begrijp nu dat ik persoonlijk niet over alle softwarevaardigheden hoef te beschikken, maar dat ik me kan concentreren op mijn sterke punten; het begrijpen van de onderliggende problemen waarmee onze gebruikers en klanten worden geconfronteerd. Er zijn grote en kleine problemen en in het begin voelt het overweldigend om ze allemaal op te lossen. Zo voelde ik me ook als jonge HSEQ engineer, met problemen variërend van risicobeoordelingen, het kiezen van PBM's tot het omgaan met psychosociale risico's. Maar na verloop van tijd en met een georganiseerd prioriteringsproces kunnen de grote problemen worden opgedeeld in kleinere brokken die afzonderlijk kunnen worden opgelost met de hulp van mijn collega's in softwareontwikkeling, gebruikerservaring, succes bij de klant, consulting en andere afdelingen.

Dat is precies hoe ook u de angst voor digitalisering van uw HSEQ processen in uw organisatie kunt overwinnen. Stukje bij beetje en met de hulp van anderen, specialisten zoals uw interne IT of software consultants die misschien meer weten over de technologie. Ik zal niet ontkennen dat u tijd moet investeren in een dergelijk project, maar misschien sneller dan u denkt, ik ben ervan overtuigd dat u en de mensen in uw organisatie veel tijd zullen besparen. Dan kunt u kiezen hoe u de bespaarde tijd investeert, of het nu mensen of strategie of iets anders is.

Outlook: continue verbetering op basis van digitale ondersteuning

W. Edwards Deming had gelijk - je hebt echt data nodig om betere beslissingen te nemen. Maar hij vertegenwoordigde ook een ander belangrijk standpunt: voortdurende verbetering. Dat is een filosofie die u ook moet volgen bij het implementeren van software, het verbeteren van de kwaliteit van uw ESG-gegevens, het betrekken van uw mensen in de frontlinie en het betrekken van het management bij uw projecten.

Ook al is uw werk nooit 100% af, de verbetering zal veel sneller gaan wanneer deze gebaseerd is op een digitale oplossing. Verschillende HSEQ-managers zoals u en ik hebben bewezen hoe snel grote veranderingen mogelijk zijn: snellere risicobeoordelingen en managers die eindelijk in staat worden gesteld om bij te dragen aan gezondheid en veiligheid of personeel dat meer bijna-ongevallen zichtbaar maakt en zo helpt om de nodige gegevens te creëren voor het verbeteren van de gezondheids- en veiligheidsomstandigheden.

Elke oplossing brengt nieuwe uitdagingen met zich mee, die uw aandacht en voortdurende verbetering zelf vereisen. Maar laat geen van de bovengenoemde argumenten (gebrek aan IT-vaardigheden, gebrek aan tijd en geld, uw focus op de mensen) u ervan weerhouden uw HSEQ-beheersysteem te digitaliseren.