Het belang van gezondheid en veiligheid overbrengen aan de bedrijfsleiding

6 minuten   17/05/2022

Bedrijfsleiders richten zich meestal op gezondheid en veiligheid vanwege de twee essentiële kwesties: aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid. Aan de andere kant van de medaille staan de kosten. Aldus: In veel bedrijven behoort het tot het dagelijks leven van specialisten op het gebied van de arbeidsveiligheid om de economische levensvatbaarheid van veiligheid en gezondheid op het werk te laten zien. In hoeverre dragen geplande of uitgevoerde maatregelen bij aan het algehele succes van het bedrijf? Naleving van wetten, onnodige kosten door ongevallen of ziekte, personeelstekort, materiële schade of productie-uitval, zijn sterke argumenten die u kunnen helpen een goede argumentatie op te bouwen. Maar ook kleine zaken als motivatie en medewerkerstevredenheid en de reputatie van het bedrijf, kunnen u helpen interne stakeholders te overtuigen. Natuurlijk zijn ook ethische argumenten van belang. Uiteindelijk moet elke werknemer aan het einde van een werkdag veilig en wel naar zijn gezin en vrienden kunnen terugkeren. Het management is meestal geïnteresseerd in: hoe kan de positieve relatie tussen veiligheid en gezondheid op het werk en het succes van het bedrijf worden gestaafd met betrouwbare feiten en gegevens?

Het verzamelen van argumenten

Hier krijgt u geschikte argumenten die de economische waarde van gezondheid en veiligheid aantonen:

1. Het rendement van een investering van een euro

2. De kosten van arbeidsongevallen

3. Een Safety Management System (SMS) rendeert

4. Waarom de reputatie op het spel staat

5. Aanwerving van werknemers en corpoate branding

1. Het rendement van een investering van één euro

Talrijke nationale en internationale studies over het zogenaamde rendement van preventie geven een antwoord op de vraag naar het economisch rendement van veiligheid en gezondheid op het werk. De studie van de Duitse sociale ongevallenverzekering (DGUV) "Berekening van het internationale 'rendement van preventie' voor bedrijven" kan op dit punt als voorbeeld worden genoemd. 

Wat is de Return on Prevention (RoP):

De RoP bepaalt in welke mate investeringen in veiligheid en gezondheid op het werk economisch lonend zijn. Uitgaande van de return on investment (RoI) is het kengetal bedoeld om aan te tonen dat een laag aantal arbeidsongevallen de productiviteit in bedrijven verhoogt. 

De hierboven genoemde internationale studie van de DGUV komt tot de conclusie dat de RoP-factor 2,2 bedraagt. Dit betekent dat elke euro die in preventie wordt geïnvesteerd, vanuit bedrijfseconomisch oogpunt een rendement van 2,20 euro oplevert. Dit kengetal is berekend op basis van talrijke interviews en enquêtes onder experts. De details van de precieze procedure zijn te vinden bij DGUV. 

De uitkomst is zeker afhankelijk van de grootte en de bedrijfstak van een bedrijf en kan dus niet altijd één op één worden overgebracht, dit moet u in uw betoog erkennen. Is de presentatie van de economische voordelen van veiligheid en gezondheid op het werk nog te abstract? In dat geval kunt u zich baseren op feiten uit uw bedrijf - zoals het aantal arbeidsongevallen. 
 

2. De kosten van arbeidsongevallen

Moderne controlling werkt met key performance indicators (KPI's) - zoals de Lost Time Injury Frequency Rate (LTIFR), de Severity Rate of Lost Workday Rate die helpen de status quo van de gezondheid en veiligheid op het werk in het bedrijf zichtbaar te maken. Maar hoe ondersteunen KPI's uiteindelijk uw argumentatie?  

• Ze worden gebruikt als vergelijking met andere bedrijven 
• Ze illustreren de ontwikkeling/stagnatie van het succes van uw maatregelen op het gebied van veiligheid en gezondheid op het werk 
• Ze helpen om de kosten van arbeidsongevallen te illustreren. Met name dit punt is belangrijk in uw betoog. Een investering in een betere veiligheid en gezondheid op het werk zal ook afhangen van de vraag of de uitgaven rendabel zijn en de kosten van ongevallen (zoals doorbetaling van lonen, schadevergoedingen, materiële schade, reparatiekosten, productieverliezen, administratieve kosten enzovoort) aanzienlijk dalen.  

In het rekenvoorbeeld leidt elk arbeidsongeval met uitval tot een gemiddelde van 12,5 dagen afwezigheid en, in totaal, 325 dagen afwezigheid per jaar. Omgerekend zijn dat bijna twee voltijdbanen. Als men ervan uitgaat dat een ongevaluur 50 euro kost, dan zijn ongevallen met werktijdverlies met 2.535 verloren uren projectkosten van bijna 130.000 euro.

Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met minder ernstige ongevallen. Hiermee worden ongevallen bedoeld die niet tot stilstand leiden, maar wel vertragingen en verstoringen in het productieproces veroorzaken.
Als men de voorwaarden volgt die in de ongevallenpiramide van Dupont worden verondersteld, zijn er 10 keer zoveel kleine incidenten als ongevallen met stilstand en nog eens 10 keer zoveel bijna-ongelukken en kritieke situaties. De kosten hiervan zijn natuurlijk moeilijk te voorspellen. Voor een beter totaalbeeld moet hier nog een voorbeeld en een berekening worden gegeven om het argument te onderbouwen.

Bijkomende kosten waarmee wellicht geen rekening is gehouden:

• Contractuele boetes wegens te late uitvoering van de bestelling
• Reparatie of vervanging van machines en uitrusting 
• Schoonmaakwerkzaamheden 

3. Een Safety Management System (SMS) rendeert

De kosten die rechtstreeks verband houden met arbeidsongevallen kunnen tot een minimum worden beperkt door de invoering van een geschikt Safety Management System  (SMS). Als u nog geen SMS hebt ingevoerd, is een rekenvoorbeeld ook de moeite waard om uw argumentatie te helpen onderbouwen.

Om een SMS met succes in te voeren, moeten eerst vier centrale elementen van gezondheid en veiligheid op het werk worden ingevoerd, geïmplementeerd en getest: 

• Risicobeoordelingen 
• Veiligheidsinstructies 
• Lessen
• Testen van apparatuur 

In de risicobeoordeling worden de risico's van afzonderlijke activiteiten geïdentificeerd en geëvalueerd. Risicobeoordeling is echter ook het opslaan van ideeën en het plannen van maatregelen die het bedrijf kan uitvoeren. Denk aan arbeidsomstandigheden op gebieden als ergonomie, verlichting, klimaat of fysieke belasting, op de werkplek. Niet elke maatregel is haalbaar. Toch is het raadzaam om factoren met betrekking tot preventieve veiligheid en gezondheid op het werk holistisch te beoordelen.

In de veiligheidsinstructies worden alle gevaren op de werkplek in samenspraak besproken en worden maatregelen ter voorkoming of minimalisering toegelicht. In sommige gevallen zijn ook oefeningen met apparatuur of met het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's) noodzakelijk. De verantwoordelijken worden aangemoedigd om de instructies aan een effectiviteitscontrole te onderwerpen.

In de opleidingssessies worden alle risico's die zich op de werkplek kunnen voordoen gezamenlijk besproken en worden acties geformuleerd om de risico's te voorkomen en te minimaliseren. In sommige gevallen kunnen oefeningen met bedrijfsmiddelen of PBM's noodzakelijk zijn. De verantwoordelijke partijen zijn daarom verplicht de doeltreffendheid van dergelijke opleidingen te controleren. Een schriftelijk bewijs van de opleiding is eveneens vereist.  

Als onderdeel van een risicobeoordeling moeten een interval en een omvang van het testen van apparatuur worden vastgesteld. Deze vloeien ook voort uit de specificaties van de fabrikant en de officiële eisen voor de veiligheid van de installatie. Ook de bekwaamheid van de examinator moet in de risicobeoordeling worden vermeld. 

Voor alle vier elementen is documentatie nodig waarin de verantwoordelijke personen en de uitvoeringsdata zijn vastgelegd. De verbeterde organisatie van de gezondheid en veiligheid op het werk beschermt het bedrijf tegen onnodige kosten. 

Door een solide plan voor het gebruik van SMS aan het management en de leiding voor te leggen, vergroot u de kans dat uw project serieus wordt genomen.

4. Waarom de reputatie op het spel staat

Naast de grote factoren die een rol spelen ( RoP, de kosten van arbeidsongevallen en SMS), kunnen ook kleinere factoren uw argumentatie helpen. Zo hebben veiligheid en gezondheid op het werk een niet te verwaarlozen invloed op de externe impact van de onderneming.

Imago en reputatie zijn tegenwoordig centrale "waardedrijvers" voor het management. Belanghebbenden verwachten dat bedrijven hun verantwoordelijkheid nemen en moeten zorgen voor arbeidsveiligheid in de hele waardeketen. Onvoldoende veiligheid en gezondheid op het werk kunnen ertoe leiden dat werknemers of externe partijen misstanden in de sociale media aan de kaak stellen - en zo snel een groot publiek bereiken. Als er dodelijke ongevallen gebeuren, een fabriek instort of zich andere kritieke incidenten voordoen, krijgen bedrijven te maken met een ernstige crisiscommunicatie.

De media-respons duurt hier vaak lang. De gevolgen kunnen leiden tot langdurig omzetverlies en liquiditeit. Als er gerechtelijke procedures worden aangespannen, kunnen er nog meer kosten volgen. Dergelijke publieke crises liggen bijzonder gevoelig bij beursgenoteerde ondernemingen. De financiële mythes zijn zeer gevoelig en hebben de macht van de media al lang begrepen. Veiligheid en gezondheid op het werk daarentegen wordt holistisch - en gaat idealiter verder dan wettelijke voorschriften - het ondersteunt de goede reputatie van een onderneming. In dit geval is arbeidsveiligheid een imagodrijver en kan het worden geïntegreerd in reputatiebevorderende MVO-communicatie.

5. Aanwerving van werknemers en corporate branding

De verantwoordelijkheid die een bedrijf neemt, heeft een immens effect op de tevredenheid en het behoud van werknemers, maar ook op de aanwerving van nieuwe werknemers. Eén ding is duidelijk: gezonde werknemers zijn gemotiveerder. In het licht van het huidige tekort aan geschoolde arbeidskrachten wint dit argument aan gewicht.

• Als het nut van dit argument niet overtuigend genoeg is, kunt u deze factor ook monetair evalueren. Werknemers behouden is goedkoper dan aanwerven. Als er veel fluctuatie is, leidt voortdurende werving tot hoge kosten. Die variëren van het verlies van kennis, personeelswerving tot tijdsbesteding voor het inwerken van nieuwe werknemers. En even ernstig is omzetverlies door personeelstekort. 

Gesprekken voorbereiden en voeren

Hoe overtuigt u de directie

Veel maatregelen voor veiligheid en gezondheid op het werk behoeven geen overredingskracht, omdat ze wettelijk bindend zijn. De meeste beschermingsmiddelen zijn hier een voorbeeld van. Als u echter wilt investeren in bijvoorbeeld een SMS of een andere grote maatregel, dan is de eerste positie waar goedkeuring moet worden verkregen het management. 
Voor de voorbereiding kunt u niet alleen gebruik maken van de gebruikelijke bronnen zoals literatuur, internet en dergelijke. U moet ook contact opnemen met andere instellingen en personen die raakpunten hebben met de problematiek van veiligheid en gezondheid op het werk. Dit zijn onder andere:

• De bedrijfsarts (bedrijfsarts) 
• De veiligheidsfunctionarissen / specialisten voor arbeidsveiligheid 
• Andere deskundigen (bijv. functionarissen gevaarlijke stoffen, functionarissen milieubeheer, afvalfunctionarissen, enz.) 
• De ondernemingsraad

Als u voor uzelf een uitgebreid beeld en talrijke argumenten hebt verzameld, is de volgende stap de voorbereiding van het gesprek. Bij de communicatie met het management is het belangrijk rekening te houden met het volgende: 

• Leidinggevenden hebben vaak weinig kostbare tijd. Beschrijf uw zorg daarom kort en bondig, maar wel begrijpelijk
• Focus op de voordelen van de gewenste maatregelen voor de onderneming en haar werknemers 
• Bereid verschillende uitvoeringsvarianten voor (indien mogelijk twee of drie)
• Leg uit wat de voor- en nadelen van elk alternatief zijn.
• Wees transparant over de kosten, maar belicht ook de voordelen met een berekening 
• Wees voorbereid op vragen en ook op weerstand vanuit de leiding ("Is dit nodig?", "Welke wet- of regelgeving dicteert dit?" "Kunnen we het anders uitvoeren voor minder de kosten?") 
• Spreek bindende termijnen af en leg verantwoordelijkheden vast voor de uitvoering van de aangenomen maatregel. 
• Maak een protocol of gespreksnotitie, met alle belangrijke punten.

Zo'n gesprek kan eindigen met een doorverwijzing naar de juiste afdeling om verdere details te bespreken. Vraag in dat geval de directeur of de fabrieksdirecteur om de afdeling of de verantwoordelijke persoon op de hoogte te brengen van het komende gesprek. 

Communicatie met de gespecialiseerde dienst

Ook hier is een zekere voorbereiding op het gesprek nodig, die verschilt van het gesprek met de manager - dit wordt in de volgende punten overwogen: 

Vermijd professioneel paternalisme, probeer een adviserende rol aan te nemen

• Maak gebruik van de deskundigheid van uw gesprekspartner, betrek hem/haar erbij 
• Sta nieuwe ideeën en voorstellen toe, zolang ze maar bijdragen tot het bereiken van de doelstellingen van de maatregel 
• Vraag om de nodige hulp en ondersteuning van andere gebieden of afdelingen 
• Spreek een bindend tijdschema af voor de uitvoering van de maatregel 
• Bespreek een geschikt moment om de effectiviteit te controleren

Veel voorbereidingen uit het gesprek met de directie kunnen ook op de vakafdeling terugkomen. Ook hier is het van cruciaal belang om de voordelen van de maatregelen voor de werknemers over te brengen. Gebruik uw ervaring uit het gesprek met de fabrieksdirecteur en leg uit welke voordelen en baten de maatregel voor elke werknemer oplevert.
Ook hier is het nodig eenvoudige en begrijpelijke taal te kiezen, om de aandacht vast te houden. Creëer een dialoogsfeer en denk eraan dat de maatregel alleen met succes kan worden ingevoerd als hij door de werknemers wordt begrepen en aanvaard.

Gezondheid en welzijn van werknemers belangrijk in het bedrijfsleven

Zoals u ziet, zijn er verschillende hulpmiddelen beschikbaar voor de positieve presentatie van gezondheid en veiligheid op het werk. Het scala van argumenten varieert van "grote" rekenvoorbeelden tot minder belangrijke factoren die een indirect effect op de winst hebben. Arbeidsveiligheid moet echter altijd op holistische wijze worden beschouwd. De genoemde argumenten vormen daar zeker slechts een klein onderdeel van. Naast naleving van wetten en financiële verklaringen zijn immers ook ethische redenen van belang: bedrijven hebben een verantwoordelijkheid als het gaat om de gezondheid en veiligheid van werknemers. 

Op de juiste manier toegepast, helpen de argumenten u de waarde van arbeidsveiligheid te presenteren en een goede business case op te bouwen. Alle niveaus van het bedrijf, van het management tot de laatste werknemer, moeten de voordelen inzien van een goed georganiseerde en systematisch toegepaste veiligheid en gezondheid op het werk. Voortdurende controle en verbetering met de medewerking van alle werknemers garandeert een toegewijde uitvoering van alle maatregelen. Dit kan worden samengevat onder de reeds genoemde formule "Gezondheid en welzijn van werknemers telt in het bedrijfsleven"