Integrated management systems (IMS)

7 minuten07/21/2023

Sinds het ontstaan in 1987, met de introductie van de eerste managementsysteemnorm ISO 9001, hebben managementsystemen een belangrijke evolutie doorgemaakt. Tot het begin van de jaren 2000 lag de nadruk aanvankelijk op kwaliteits-, milieu- en arbomanagement, maar in 2005 veranderde het landschap door de toevoeging van veel nieuwe systemen die ondersteuning bieden, bijvoorbeeld bij ISO certificeringen. Tegelijkertijd is het scala aan managementverwachtingen gestaag uitgebreid, waardoor naleving wordt vereist van organisaties van alle groottes en over geografische grenzen heen.

Als antwoord op de dringende uitdagingen van onze tijd implementeren organisaties steeds vaker een breed scala aan beheersystemen die verder gaan dan ISO 9001, 14001, 45001 en 50001 - de traditionele vier grote HSEQ-beheersystemen. Naarmate het aantal managementsystemen toeneemt, wordt het steeds uitdagender om hun vereisten afzonderlijk of parallel te beheren. De toenemende complexiteit van hun vereisten maakt het onpraktisch om ze afzonderlijk te beheren. Het geïsoleerd beheren van meerdere systemen leidt tot dubbele documentatie-inspanningen, een verhoogd regelgevingsrisico en een verminderde betrokkenheid van medewerkers en belanghebbenden. Deze inefficiëntie onderstreept de behoefte aan een andere aanpak - een geïntegreerd systeem dat effectief kan omgaan met het brede scala aan vereisten.

Geharmoniseerde structuur: de basis van integratie

Met het groeiende aantal en de toenemende complexiteit van managementsystemen en ISO certificeringsprocessen is een geïntegreerde aanpak niet alleen essentieel, maar ook praktischer dan ooit. Alle ISO-genormeerde managementsystemen die sinds 2012 zijn ontwikkeld of herzien, volgen de Harmonized Structure(HS), voorheen bekend als de High-Level Structure (HLS). Dit raamwerk omvat basiseisen die van toepassing zijn op alle managementsystemen, evenals belangrijke conceptuele definities. Deze vereisten omvatten aspecten zoals organisatorische context, leiderschap, risico- en opportuniteitsbeoordeling, het stellen van doelen, toewijzing van middelen, competentie, communicatie, documentatie, operationele controle, monitoring, meting, analyse en evaluatie, interne audits, managementbeoordeling en voortdurende verbetering. De HS organiseert deze vereisten in hoofdstukken 4-10, volgens de Plan-Do-Check-Act cyclus. Hierdoor hebben de ISO-normen voor managementsystemen nu een consistente kerntekst en structuur.

Elke ISO-norm verfijnt deze structuur verder om specifieke onderwerpen aan te pakken. Er worden specifieke eisen toegevoegd, vaak aangeduid met nieuwe (sub)hoofdstukken, die duidelijkheid en focus bieden voor elk managementsysteem binnen de relevante ISO-normen:

• Kwaliteitsmanagementsystemen (QMS) omvatten aanvullende eisen gericht op het bereiken van klanttevredenheid en het leveren van producten en diensten.
   
• Milieubeheersystemen (EMS)en energiebeheersystemen (EnMS) omvatten aanvullende eisen voor het identificeren van milieuaspecten en het verbeteren van energieprestaties.
  Ontdek meer over de vereisten voor milieu- en energiebeheersystemen in onze gratis whitepaper over ISO 14001 en ISO 50001.
   
• Managementsystemen voor gezondheid en veiligheid op het werk (OHS) omvatten aanvullende vereisten zoals het identificeren van gevaren en het beoordelen van risico's en mogelijkheden om de veiligheid en het welzijn van medewerkers op de werkplek te garanderen.
  Ontdek meer over de vereisten voor managementsystemen voor gezondheid en veiligheid in onze gratis whitepaper over ISO 45001.

Een kwestie van noodzaak

De geharmoniseerde structuur benadrukt de belangrijke overeenkomsten in de vereisten van de verschillende managementsystemen. Zonder geïntegreerde regelgeving leiden parallelle structuren, processen, verantwoordelijkheden en documentatie onvermijdelijk tot redundantie en inefficiënt dubbel werk. Een integratieve aanpak is daarom essentieel om het aanzienlijke synergiepotentieel tussen managementsystemen volledig te benutten en het gebruik ervan, bijvoorbeeld bij ISO certificeringsprocessen, optimaliseren.

Definitie: Integrated Management Systems

Integrated Management System (IMS) vergemakkelijkt de harmonisatie van vereisten uit meerdere systemen, door middel van gecoördineerde transversale regelgeving binnen een allesomvattend kader. Deze integratie maakt een consistente aanpak van het beheer mogelijk die de efficiëntie en effectiviteit over meerdere domeinen bevordert.

Hoe het integratiepotentieel stap voor stap identificeren

Hoewel ISO-gestandaardiseerde managementsystemen uniforme vereisten en structuren bieden om systeemintegratie te vergemakkelijken, ontbreekt het zowel in de geharmoniseerde structuur (HS) als in de afzonderlijke ISO-normen aan expliciete richtlijnen over hoe deze vereisten effectief kunnen worden geïntegreerd.

Om het integratiepotentieel van vereisten in uw huidige of toekomstige managementsystemen te beoordelen, is het raadzaam om te beginnen met het in kaart brengen van vereisten. Deze mapping maakt het mogelijk om normatieve eisen te categoriseren op basis van hun integratiepotentieel, wat het integratieniveau bepaalt. De volgende paragrafen bieden uitgebreide richtlijnen voor deze stappen, vergezeld van concrete voorbeelden van de integratie van de vier belangrijkste HSEQ-systemen.

Stap 1: Eisen in kaart brengen

Een essentiële benadering voor het blootleggen van integratiemogelijkheden tussen de normatieve eisen van verschillende managementsystemen is het gebruik van vergelijkingsmatrices of equivalentietabellen. Deze matrices zijn gestructureerd volgens de normatieve hoofdstukken 4-10 en vergemakkelijken een uitgebreide vergelijking van de eisen van de te integreren managementsystemen.

Het mappingproces brengt zowel overeenkomsten als verschillen in de structuur en inhoudelijke vereisten van de systemen aan het licht. Deze inzichten maken het mogelijk om het integratiepotentieel binnen deze vereisten te identificeren. Tegelijkertijd bevordert het in kaart brengen een dieper begrip van de structuur en inhoud van de managementsysteemvereisten en -normen die binnen een IMS moeten worden verenigd. In eerste instantie kan de mapping worden uitgevoerd op hoofdstukniveau, gevolgd door een meer gedetailleerde mapping ophet niveau van de vereisten binnen de hoofdstukken.

Stap 2: Standaardvereisten categoriseren

De mapping oefening van stap 1 maakt het mogelijk om overeenkomsten en verschillen in de structuur en inhoud van requirements te identificeren, wat de daaropvolgende categorisatie van de standaard requirements vergemakkelijkt. Dit categorisatieproces speelt een cruciale rol bij het systematiseren van de complexe eisen, het identificeren van patronen en relaties en het verkrijgen van waardevolle inzichten om integratiebeslissingen te onderbouwen.

Integratiepotentieel

Het integratiepotentieel verwijst naar de mogelijkheden om gecoördineerde, overkoepelende regels op te stellen voor de eisen van verschillende managementsystemen. Het hangt onder andere af van de consistentie van de inhoud van de standaardvereisten en kan worden geclassificeerd als hoog, gemiddeld, laag of niet-bestaand.

Stap 3: Het integratieniveau bepalen

Nadat het potentieel voor integratie is vastgesteld, is de volgende stap het bepalen van het integratieniveau. Het integratieniveau weerspiegelt de mate waarin een organisatie op holistische wijze processen, middelen en documentatie coördineert om te voldoen aan de eisen van meerdere managementsystemen.

In het algemeen zijn er drie integratieniveaus:

1. Volledige integratie: Dit is het geval wanneer een managementsysteemvereiste gereguleerd is voor alle managementsystemen die deel uitmaken van de IMS. Het integratieniveau is zeer hoog.
   Voorbeeld: Een geïntegreerd beleid voor de bescherming van kwaliteit, milieu, energie, gezondheid en veiligheid op het werk.
    
2. Gedeeltelijke integratie: Op dit niveau is een managementsysteemvereiste alleen gereguleerd voor geselecteerde managementsystemen binnen de IMS. Het integratieniveau is gemiddeld.
   Voorbeeld: Een geïntegreerd beleid voor milieu, energie en gezondheid en veiligheid op het werk, samen met een afzonderlijk beleid voor kwaliteit.
    
3. Additieve integratie: Dit niveau treedt op wanneer een managementsysteemvereiste afzonderlijk wordt gereguleerd voor elk managementsysteem of alleen voor een specifiek managementsysteem, in plaats van te worden toegepast op alle systemen. De overeenkomstige regelgeving wordt toegevoegd aan de IMS, wat resulteert in een laag integratieniveau.
   Voorbeeld: Afzonderlijk beleid voor kwaliteit, milieu, energie en gezondheid en veiligheid op het werk. Andere voorbeelden zijn milieuvoorschriften die specifiek zijn voor het EMS en voorschriften voor het identificeren van gevaren en het beoordelen van risico's en kansen die specifiek zijn voor het OH&S managementsysteem.

Integrating IMS regulations

Nadat het integratieniveau is bepaald, moeten voorschriften worden ontwikkeld voor de respectievelijke systeemvereisten. Als volledige integratie gewenst is, moeten er transversale voorschriften worden ontwikkeld voor alle managementsystemen. In het geval van gedeeltelijke integratie zijn deze regels alleen van toepassing op geselecteerde managementsystemen. Als een systeemvereiste niet is geïntegreerd in de IMS, kan voor dat systeem een apart voorschrift worden opgesteld om aan de specifieke vereisten te voldoen.

Er zijn over het algemeen twee mogelijkheden om de voorschriften van een IMS te structureren:

• Op standaarden gebaseerde structuur: Deze vorm van structurering sluit aan bij de structuur van het HS (Harmonized Structure) en de ontwikkelde correspondentiematrix.
• Procesgebaseerde structuur: Deze vorm van structureren stemt het IMS af op de bestaande proceskaart van de organisatie en zorgt ervoor dat de nodige voorschriften worden toegewezen aan de management-, kern- en ondersteunende processen.

Ongeacht de structuur die voor het IMS wordt gekozen, is het cruciaal om een centrale locatie te hebben waar alle informatie en voorschriften met betrekking tot het IMS samenkomen. Dit omvat niet alleen interne richtlijnen en documentatie, maar ook externe documenten of links naar registers of softwareoplossingen. Deze locatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers die met het IMS werken en moet een duidelijke structuur, gemakkelijke navigatie en goede grafische visualisatie hebben. Softwareoplossingen kunnen hierbij helpen.

Outlook: Benefits of an integrated management system

Door een IMS te implementeren, krijgen organisaties een uitgebreid overzicht van alle relevante vereisten, waardoor mogelijkheden ontstaan om synergieën te realiseren en redundantie te vermijden. Deze holistische benadering vergemakkelijkt de identificatie en beperking van tegenstrijdigheden en minimaliseert wrijvingspunten op procesinterfaces.

Een IMS speelt een cruciale rol bij het identificeren van doelconflicten en potentiële synergieën tussen de vereisten van de onderliggende systemen. Het maakt de collectieve regeling van deze doelen, zoals klanttevredenheid, milieuprestaties en energie-efficiëntie, mogelijk door prioriteiten te stellen. Dit bevordert cross-functionele samenwerking en verhoogt de transparantie van bestaande regelgeving. Het implementeren van een IMS elimineert inefficiënt en demotiverend dubbel werk of tegenstrijdige bepalingen, wat resulteert in een efficiënter gebruik van middelen in termen van tijd en kosten om systemen te bedienen.