Een incident melden - het zijn niet alleen de leiders die actie moeten ondernemen
Over mensen gesproken, het is belangrijk om niet alleen aan veiligheidsmanagers te denken, maar ook aan iedere werknemer die verantwoordelijk is voor het melden van incidenten. Kronlöf beschouwt het als een van de belangrijkste uitdagingen om mensen erbij te betrekken: "Vaak meldt 90-95 procent niets en is het voor de resterende vijf tot tien procent niet mogelijk om elk incident of observatie te documenteren waar de organisatie van zou kunnen leren." Afhankelijk van de onderliggende waarden en cultuur van de organisatie in kwestie, zijn er verschillende redenen waarom de meeste werknemers geneigd zijn om melding te vermijden. Enerzijds wordt het als te tijdrovend beschouwd; anderzijds zijn mensen bang om gestraft te worden voor het maken van een fout of geloven ze niet dat het tot echte verbeteringen zal leiden.
De sleutel ligt hier in de veiligheidscultuur, in de gemeenschappelijke waarden die het gedrag van de werknemers van een bedrijf beïnvloeden. "Ik denk dat er een grote verandering plaatsvindt in de manier waarop we menselijke fouten zien. We zien een verschuiving van de focus op de fouten, die 'menselijke fouten' worden genoemd, naar de focus op menselijke factoren", legt Kronlöf uit. Natuurlijk zullen mensen altijd fouten maken, maar het is noodzakelijk om voorzorgsmaatregelen te nemen zodat een fout niet tot catastrofale gevolgen leidt. Daarom moeten Safety Leaders zich niet alleen richten op mogelijke fouten, maar ook op mogelijke gevolgen, om de kans op een catastrofe uit te sluiten. "Lange tijd werden werknemers die fouten maakten alleen gezien als het probleem in arbeidsveiligheid. Wij moeten erkennen dat mensen standaard ongevallen proberen te vermijden en dat mensen veeleer de sleutel kunnen zijn tot het vinden van oplossingen voor een veiliger werkomgeving. We moeten voorzichtig zijn met de conclusie dat het merendeel van de incidenten wordt veroorzaakt door "menselijke fouten", maar ons in plaats daarvan richten op een beter begrip van "menselijke factoren". Dat is een van de verschillen tussen Safety I en Safety II*", aldus Kronlöf, die commentaar geeft op een stijgende trend in veiligheidsmanagement. De productmanager bij Quentic erkent dat er meestal begrijpelijke redenen zijn waarom mensen bepaalde risico's nemen of de kantjes ervan aflopen, en deze redenen moeten worden geïdentificeerd.
Met dat in het achterhoofd, is het ook belangrijk om te voorkomen dat mensen bang worden om fouten te maken. "Je moet mensen bedanken voor het melden van een bijna-ongeluk, ook al heeft iemand een fout gemaakt. Niemand moet bang zijn om gestraft te worden", adviseert Kronlöf. Dit kan de motivatie vergroten om niet alleen incidenten en bijna-ongelukken te melden, maar ook waarnemingen, en om meer proactief te worden in preventie. Om alle werknemers te betrekken bij het verbeteren van OHS, heeft Quentic onlangs een nieuwe module voor het beheer van "Incidenten en Observaties (I&O)" in haar software uitgebracht. De oplossing kan worden gebruikt via de Quentic App of op het Quentic platform. Het is zelfs mogelijk om incidenten en observaties van elk type te melden zonder ingelogd te zijn, waardoor het melden voor eerstelijnswerkers en belanghebbenden eenvoudiger wordt.
"We kunnen geen veiligheidscultuur opbouwen als er maar een paar mensen bij betrokken zijn. Met onze software willen we veiligheid inspirerender maken. Onze visie is om alle mensen die bijdragen aan OHS te betrekken, ook al weten we hoe ambitieus dat is", zegt Kronlöf.
