De belangrijkste uitdagingen bij het creëren van een veilige werkomgeving

EHS-professionals hebben een veeleisende baan: Ze moeten zorgen voor veilige en gezonde werkplekken, samenwerking bevorderen en het milieu beschermen. Om hun werk effectief te kunnen doen, worden EHS-managers elke dag met een verscheidenheid aan uitdagingen geconfronteerd. Hun rol wordt steeds belangrijker naarmate de risico's toenemen en de druk op bedrijven om de veiligheidsprestaties te verbeteren toeneemt. 

"Wilt u direct weten hoe EHS software uw werklast kan verlagen? Download dan ons gratis whitepaper 'How to choose the right EHS software'.

Op basis van uitgebreide ervaring met het nauw samenwerken met EHS-professionals, zijn er talloze discussies gevoerd over de uitdagingen waar bijna iedereen wel eens mee te maken krijgt.

In dit artikel vindt u de zes meest genoemde uitdagingen. U leert een aantal effectieve strategieën om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Ongeacht je ervaring met deze uitdagingen, is het zinvol om effectieve oplossingen toe te passen in een dynamisch bedrijfsklimaat. 

De drie aspecten van elke uitdaging: 

• Wat wij vaak horen tijdens kennismakingsgeprekken met klanten
• Een oplossingsaanpak. 
• Specifieke stappen voor succes.

Uitdaging #1: Bepalen waar eerst te handelen.

Met zoveel potentiële projecten op het gebied van een veilige en gezonde werkplek kan het voor organisaties moeilijk zijn om te bepalen waar het eerst in geïnvesteerd moet worden om het grootste rendement te behalen.

Wat wij vaak horen tijdens kennismakingsgeprekken

• "Er is zoveel dat ik zou kunnen doen, maar met welk project halen we het meeste uit onze investering?" 
• "Ik weet niet welke oplossingen onze problemen zullen oplossen." 

Een oplossingsgerichte aanpak
Breng de oplossingen in kaart om de kansen te bepalen en prioriteiten te stellen.

Specifieke stappen voor succes
Deze whiteboardoefening helpt je om prioriteiten te stellen.

1: Maak een lijst van het EHS-werk dat gedaan moet worden
Houd rekening met alle behoeften, inclusief apparatuur, training en technologie.

2: Geef elk project een score
Rangschik elk project volgens twee dimensies:

• Belang - 0 is niet cruciaal voor het bedrijf, 10 is een essentieel bedrijfsproces
• Tevredenheid - 0 is iets dat gedaan moet worden, 10 is geen onmiddellijke verandering nodig.

3: Identificeer kansen
Zet de scores voor belang en tevredenheid uit op deze grafiek. Richt uw inspanningen op het kwadrant linksboven.

Uitdaging #2: Het is moeilijk om investeringen in gezondheid en veiligheid te onderbouwen.

Een van de grootste uitdagingen waar EHS-professionals mee te maken krijgen, is aanzienlijke weerstand tegen het goedkeuren van budgetten. Ondanks een overtuigende ROI zien belanghebbenden vaak niet hoe de voorgestelde initiatieven aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen of twijfelen ze aan de financiële voordelen.

Wat wij vaak tijdens kennismakingsgesprekken horen 

• "De return on investment (ROI) is substantieel, maar belanghebbenden hebben moeite om te zien hoe deze is afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen. 
• "Stakeholders vertrouwen de cijfers niet en zien de financiële voordelen niet." 

Een oplossingsgerichte aanpak
Zorg ervoor dat je ROI veelomvattend, multidimensionaal en op maat is en communiceer het op een manier die relevant is voor elke stakeholder.

Specifieke stappen voor succes

• Begin vroeg met discussies en betrek alle belanghebbenden er vanaf het begin bij.
• Zorg ervoor dat je begrijpt welke statistieken elke stakeholder het belangrijkst vindt, zoals KPI's, branding of bedrijfsreputatie.
• Bepaal de huidige status en trend van elke metriek.
• Koppel je voorstel aan een positieve impact op elke metriek.

Uitdaging 3: EHS-investeringen zijn reactief, niet proactief.

Het omgaan met budgettaire uitdagingen is een veelvoorkomende hindernis voor EHS-professionals. Discussies met het C-level en andere besluitvormers zijn vaak frustrerend. Om dit obstakel te overwinnen is een proactieve en strategische aanpak nodig.

Wat wij vaak tijdens kennismakingsgesprekken horen:

• "Als ik om financiering vraag, zit het nooit in het budget." 
• "Als zich een probleem voordoet, is er ineens budget voor." 

Een oplossingsgerichte aanpak
Presenteer proactief een uitgebreide business case met specifieke resultaten voor zowel het bedrijf als uw klanten. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Niet elke EHS-manager beschikt over de specifieke kennis en vaardigheden. Lees voor meer ondersteuning en begrip van elk aspect van de EHS-investeringscase het volgende artikel van Mouttou Natanasigamani: "EHS & duurzaamheidsinvesteringscase". 

Specifieke stappen voor succes

• Selecteer de belangrijkste EHS-investering op je lijst en identificeer de resultaten op drie gebieden: veiligheid, proces en klant.
• Begrijp hoe het budgetteringsproces werkt, wie de beslissingen neemt en welke criteria ze gebruiken.
• Stem uw verzoek af op de zakelijke doelstellingen van de besluitvormers, zoals het verbeteren van de efficiëntie, het minimaliseren van het nalevingsrisico of het verbeteren van duurzaamheidspraktijken.
• Kwantificeer potentiële financiële besparingen, zoals minder arbeid of geoptimaliseerde middelen. Gebruik harde gegevens en benchmarks om je cijfers te ondersteunen.
• Ga direct in op eventuele bezwaren of zorgen.

Uitdaging #4: Gebrek aan sterke relaties met topmanagement

EHS-professionals hebben vaak moeite om sterke relaties op te bouwen met topmanagers, wat resulteert in beperkte invloed op de besluitvorming.

Wat we vaak tijdens kennismakingsgespreken horen:

• "Mijn ideeën lijken geen prioriteit te zijn voor de directie en ik kan ze maar moeilijk overtuigen om naar me te luisteren." 

De oplossing
Stimuleer je interne netwerkactiviteiten. Maak tijd om vroeg en vaak te netwerken.

Specifieke stappen voor succes

• Bouw vooraf sterke interne relaties op; stel doelen en plan minstens elk kwartaal tijd in met potentiële belanghebbenden.
• Leer wat leidinggevenden belangrijk vinden en hoe jouw inspanningen hen kunnen helpen.
• Denk voor elke communicatie na over uw ervaring met het aanpakken van uitdaging 1 en 2.

Uitdaging #5: Gebrek aan tijd om nieuwe oplossingen zoals EHS-software te implementeren.

Het beheren van EHS-software onder tijdsdruk wordt gezien als een veelvoorkomend probleem, vooral voor kleine teams met beperkte middelen.

Wat wij vaak horen tijdens kennismakingsgesprekken

• "We zijn een heel klein team en maakten ons zorgen over de implementatie van software. Bruikbaarheid is een prioriteit voor ons. Processen moeten effectief gestroomlijnd worden."
• "Ondanks budgetbeperkingen en de wens om zelfstandig veranderingen te kunnen doorvoeren, zijn we ook erg geïnteresseerd in het vinden van resource-efficiënte manieren om ze succesvol te implementeren."

Een oplossingsgerichte aanpak
Als je dit leest, ben je al bezig met holistisch denken en jezelf aan het bijscholen om de uitdagingen te begrijpen. Dat kan alles zijn wat nodig is om een oplossing te vinden.

Specifieke stappen voor succes

• Begrijp dat uw bestaande technologie misschien niet in staat is om de problemen van vandaag op te lossen. Dat is de aard van een veranderend milieu.
• Houd bij het evalueren van potentiële nieuwe oplossingen rekening met het aanpassingsvermogen. Kunt u wijzigingen aanbrengen? Of moet je de leverancier of een consultant betalen?
• Ontdek hoe Quentic, een intuïtief en eenvoudig te leren platform, de perfecte balans vindt tussen zelfredzaamheid en ondersteuning door experts. Maximaliseer uw tijd en middelen met de uitgebreide EHS-oplossing van Quentic. Neem contact met ons op en vraag een demo aan

Uitdaging #6: Medewerkers passen nieuwe processen of tools niet toe.

Medewerkers aanmoedigen om nieuwe processen of tools te omarmen kan een grote uitdaging zijn, waardoor organisaties met de frustrerende werkelijkheid blijven zitten dat geïmplementeerde oplossingen ongebruikt blijven.

Wat wij vaak horen tijdens kennismakingsgesprekken

• "Ik heb met succes een tool geselecteerd en geïmplementeerd, maar mijn angst is dat niemand hem zal gebruiken"

Een oplossingsgerichte aanpak
Betrek belanghebbenden vroegtijdig en geef ze een stem tijdens de besluitvorming en implementatie.

Specifieke stappen voor succes

• Betrek alle beslissers voordat een aankoopbeslissing wordt genomen. Vraag en luister naar feedback en zorgen.
• Haal mensen op alle andere niveaus vroegtijdig over en leg uit hoe de verandering hen en hun organisatie zal helpen.
• Communiceer vóór de implementatie de voordelen van het nieuwe proces of de nieuwe tool en benadruk het gebruiksgemak.
• Kom na de implementatie regelmatig langs om feedback te vragen en hulp te bieden. Wees er voor het hele team, bij elke stap.

Om blijvend een veilige en gezonde werkomgeving te kunnen garranderen zal de rol van de EHS-professional zal zich blijven ontwikkelen. Als u deze uitdagingen met methodische, doordachte strategieën te lijf gaat, bent u klaar voor succes.

Aanvullende bronnen:

• ISO 45001 – How to Implement the International Standard and Get Certified 
• How to Introduce a New EHS Solution